Déclaration sociale nominative (DSN), prélèvement à la source, fusion Agirc-Arrco... La fonction paie a connu de nombreux bouleversements au 1er janvier 2019. Des obligations légales qui modifient le travail des gestionnaires de paie, désormais soumis à une pression réglementaire de plus en plus poussée et accélérée. En conséquence, les délais d'implémentation de plus en plus courts augmentent considérablement le risque d'erreurs et réduisent la possibilité d'ajuster les bulletins de salaire. Difficile alors désormais de recourir à un contrôle 100 % humain pour adresser cette nouvelle complexité légale.
Prise en compte des absences mensuelles pour maladie et accident de travail, nouvelles cotisations retraite, congés payés, notes de frais, nombre d'heures travaillées... La loi PACTE a modifié en profondeur la fiche de paie. *1 salarié sur 3 a déjà constaté une erreur sur sa fiche de paie ! Des informations erronées dont les conséquences pour l'entreprise peuvent s'avérer très lourdes que ce soit au niveau de la trésorerie et de la comptabilité, que d'un point de vue juridique et humain vis-à-vis son image de marque.
Stop au savoir de type encyclopédique
C'est pourquoi les contrôles de paie recouvrent des enjeux véritablement critiques pour l'entreprise. Des vérifications qui aujourd'hui encore restent majoritairement réalisées de façon globale via des contrôles de masse là où la DSN impose une déclaration individuelle. La question des absences déclarées et des rémunérations associées se voit ainsi de plus en plus surveillée par l'URSSAF qui n'hésite pas à refuser le dépôt des données entraînant un rappel qui peut coûter cher à l'entreprise.
De même, la norme évoluant chaque année, le risque de surinterprétation ou de mésinterprétation est réel. Toute nouvelle règle lors de la mise à jour calendaire crée une interprétation différente qui elle aussi peut entraîner une déclaration erronée sans la moindre volonté de frauder. L'approche logicielle classique reposant sur une expertise de type « encyclopédique » ne suffit aujourd'hui plus face à la masse d'informations à intégrer et aux évolutions règlementaires permanentes. Un expert, aussi talentueux soit-il, ne peut à lui seul agréger l'ensemble des connaissances induites par le légal de paie. C'est pourquoi il est temps de changer d'approche !
Pour une approche collaborative du contrôle de paie
Wikipédia a favorisé l'émergence d'un nouveau modèle collaboratif, participatif et auto-régulatif ! Une plateforme mutualisée facile à mettre en place grâce au cloud – et au SaaS – qui favorise la cohérence de l'ensemble des informations et un contrôle mensuel plus strict. Cette méthode innovante permet alors de dépasser la complexité de régulation et les lacunes des outils actuels. En ce sens, le modèle intègre le meilleur des deux mondes en associant les atouts de la technologie, à travers les contrôles automatisés, à une expertise humaine basée sur le partage des données et sur la possibilité de créer directement de nouveaux contrôles.
Dès lors, la règle ainsi créée par l'utilisateur lui-même peut bénéficier à l'ensemble de la communauté multisectorielle et s'enrichir au fil du temps. Si une entreprise commet une erreur dans sa déclaration de paie et reçoit un courrier de redressement en cas d'incohérence, elle peut alors implémenter un nouveau contrôle sur la plateforme pour permettre aux autres entreprises l'appliquer en interne. C'est là que le machine learning et l'intelligence artificielle entrent en jeu en facilitant l'écriture de ces règles et en offrant la possibilité à chacun de les enrichir en continu selon ses propres cas d'usages. Au final, l'agrégation de toutes ces expériences permettra de parvenir à un niveau d'expertise bien supérieur à celui proposé par une approche logicielle classique. Et la gestion collaborative du savoir permettra quant à elle de mutualiser les coûts !
Le collectif au service de la paie
Demain, les entreprises seront amenées de plus en plus à collaborer pour faire face à l'accélération des évolutions règlementaires et aux interprétations multiples qu'elles entraînent. À l'image du principe des wiki, l'expertise sera stimulée collectivement poussant alors les règles à s'auto-réguler grâce à cette « sagesse collective ». Demain, ce sont les entreprises qui montreront la voie à l'administration évitant non seulement les erreurs immédiates mais permettant également d'envisager l'avenir plus sereinement. Demain, l'adage « Seul, on va plus vite mais ensemble, on va plus loin » prendra tout son sens au sein de la gestion de la paie.
* selon un sondage Ifop pour Securex, cabinet prestataire en ressources humaines