Booster l'efficacité des réunions en entreprise avec l'analyse visuelle des données

52 %
52 % des réunions des salariés sont jugées productives.

Essentielle à la prise de décision collective, la réunion, avec ses outils de travail dédiés, est une pratique commune à tous les secteurs d’activité.

Il arrive pourtant que les multiples points récapitulatifs, les feuilles de calcul statiques difficiles à lire ou encore les informations perdues nuisent à l’efficacité d’une réunion ! Selon une étude récente, les salariés consacrent jusqu’à trois semaines par an à des réunions qu’ils jugent souvent non-productives. L’analyse visuelle des données pourrait remédier à cette « réunionite » : son aspect interactif et stimulant est en effet un réel atout pour l’efficacité collective. Il est donc temps pour les entreprises de dépasser leurs freins internes à l’adoption de nouvelles solutions, et de passer à la vitesse supérieure !

Recentrer les réunions autour des données

L’enquête sur les écueils liés au mode collaboratif, menée par le cabinet Empreinte Humaine, parue en juin dernier, pointe du doigt le décalage entre la fréquence des réunions et leur manque d’efficacité. Selon l’étude, les salariés sont appelés à participer à deux réunions par semaine environ, dont à peine 52% sont jugées productives ! Plus alarmant encore : il faut plusieurs jours pour collecter les informations manquantes et trouver un nouveau créneau pour réunir à nouveau les personnes concernées. Dans un contexte économique en constante évolution, les conséquences de ces retards peuvent être catastrophiques, au point, dans certains cas, de causer la cessation d'activité.

Pourtant, les entreprises ont un moyen de remédier à ce problème : l’analyse visuelle des données. Il ne s’agit pas de tenter de distinguer les données sur les nombreuses lignes d’une feuille de calcul statique. Il s’agit plutôt d’exploiter pleinement le potentiel des données grâce aux technologies actuelles, notamment celles qui permettent à chaque participant de voir les informations, d’interagir avec elles et de les analyser visuellement pendant la réunion. Recentrées autour des données, les réunions deviennent plus productives et plus à même de transformer l’activité de l’entreprise.

Abandonner la feuille de calcul statique…et faire des économies

Les feuilles de calcul statiques et autres diapositives ont fait leur temps ; le moment est venu de passer à des supports plus interactifs, tels que les tableaux de bord visuels, plus à même de maintenir l’attention des collaborateurs et de stimuler la réflexion collective.

En analysant visuellement les informations, c'est-à-dire en interagissant avec les données disponibles et en les explorant, les équipes peuvent plus facilement identifier leurs problématiques et réfléchir aux solutions. L’avantage, bien souvent, est que l’analyse visuelle se fait en temps réel, ce qui accélère la prise de décision, booste la productivité et favorise le travail en équipe. Tous les collaborateurs peuvent ainsi évaluer les enjeux, repérer les tendances et valeurs inhabituelles, et trouver des solutions plus rapidement. La réunion retrouve alors son rôle de moteur décisionnel, et peut influer sur la performance de manière positive. Cet aspect devient de plus en plus déterminant pour l’entreprise.

Favoriser le travail collectif

L'accès aux données pendant les réunions permet de tirer profit du meilleur atout d'une équipe : sa capacité d'analyse collective. Plus besoin de perdre un temps précieux à reprendre l’ordre du jour : en plaçant les données au centre de la réunion, on place tous les collaborateurs sur le même pied d’égalité. La capacité analytique de l’équipe s’en trouve enrichie : tout le monde dispose de la totalité des informations, au même moment. Celles-ci sont donc prêtes à être exploitées et analysées. Menée ensemble, l’analyse visuelle fait émerger dès le départ les bonnes questions et met en évidence le cœur des problématiques à aborder, ce qui optimise la prise de décision. C’est l’une des raisons pour lesquelles La Poste a recours à l’analyse visuelle : celle-ci lui permet de présenter de manière plus efficace les données aux collaborateurs et aux clients, et de mieux orienter les décisions.

Dépasser les résistances liées aux habitudes de travail

Cependant, dans d’autres entreprises, les réticences subsistent. Nous sommes encore habitués aux réunions mensuelles, hebdomadaires et parfois quotidiennes, et à leur mode de pilotage. Elles s'inscrivent dans la routine et se fondent souvent parmi les autres tâches à effectuer. Tenter de bousculer les habitudes relève donc de la gageure. Cependant, les dirigeants peuvent faire le premier pas en identifiant les collaborateurs qui ont un savoir-faire dans le domaine des données. Ces personnes peuvent alors informer leurs collègues sur les bénéfices de l'analytique visuelle et ainsi accélérer la prise de décision, aussi bien pendant les réunions que dans les tâches quotidiennes. Lorsqu’elle est instaurée par l’équipe dirigeante, dans l’optique d’un mouvement collectif, la culture des données trouve pleinement sa place dans les méthodes de travail de toute l’entreprise.

L’analyse visuelle des données peut se révéler un facteur majeur de productivité. Pour faciliter son adoption et en tirer avantage au maximum, les dirigeants doivent impulser le mouvement, et favoriser son utilisation par leurs collaborateurs. Orienter sa stratégie vers les données peut donc s’avérer bénéfique non seulement pour les collaborateurs, mais aussi pour l'entreprise !


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