Chronologie des documents : quand la gestion électronique devient un outil d'aide à la décision

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Pour une entreprise, la durée maximale imposée par la loi pour
conserver certain documents est de 10 ans.

Voici quelques années que la Gestion Electronique des Documents (GED) s’est imposée dans les entreprises et administrations.

On n’en finit pas de louer ses mérites : centralisation, gain de temps dans la recherche documentaire, un document unique, accessible pour toutes les personnes autorisées, sans déplacement physique et donc sans perte de documents, automatisation de certaines tâches, réduction des coûts.

La version informatique des documents permet également de les inscrire dans le temps, de savoir à quelle date ils ont été créés, archivés, la datation donnant tout son sens au document. Mieux, en permettant de visualiser les documents sur une ligne de temps, la GED peut devenir un outil de suivi de dossier efficace, et même, un outil d’aide à la décision.

Je m’explique. Pour un praticien, consulter les différents documents relatifs au dossier de son patient, n’a pas la même efficacité s’il les consulte un à un, dans des dossiers classés par patient, par prestataire (laboratoire d’analyses médicales, centre de radiologie, hôpital, spécialiste, etc.), par maladie, que s’il a la possibilité de les visualiser sur une ligne de temps, de manière chronologique, de manière à faire ressortir des faits saillants. C’est l’enchaînement des événements qui donne tout son sens à leur lecture. C’est lui qui aide le praticien dans son diagnostic et dans sa résolution du problème.

C’est dans cette mesure que la GED peut devenir un outil d’aide à la décision. Ensuite, les atouts de la GED reprennent le dessus en permettant une consultation de cette visualisation par l’ensemble du personnel médical habilité, pour que chacun agisse en ayant connaissance du passé du patient, grâce à un seul coup d’œil sur une ligne de temps, chacun allant ensuite zoomer sur la partie qui l’intéresse, pour ne pas faire d’erreur de manipulation, de médicament.

Autre exemple. Dans le bâtiment, lire les documents relatifs à un chantier sur une ligne de temps permettra, outre de s’organiser tout au long du chantier, de comprendre quels sont les éléments déclenchant une garantie décennale au bout de quelques années. S’il est noté quelques défaillances dans un matériau utilisé, si on trouve une réclamation sur le béton utilisé par exemple, la cause est plus vite repérée et donc plus facile et plus rapide à corriger.

Dans tous les métiers, visualiser la chronologie des documents permet de mieux se rendre compte de l’écart de temps entre deux actions : une durée anormalement longue ou courte saute aux yeux immédiatement. Que de temps économisé en prenant le temps en considération dans le processus de diagnostic, pour une décision plus rapide et plus efficace !


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