Comment organiser une convention réussie ?

Comment organiser une convention d’entreprise ? Quelles sont les bonnes questions à se poser ? Lisez nos conseils pour réussir votre séminaire.

Quelles sont les questions à se poser pour organiser une convention réussie ?

Une convention d’affaire est un évènement organisé par une entreprise dans le but de communiquer autour d’un message commun stratégique. Voilà quelques conseils pour organiser une convention réussie.

Dans quel but organiser une convention ?

Une entreprise a besoin de cohésion et de communication entre les salariés et les dirigeants pour réussir à prospérer et grandir. Une convention est un temps fort pour une organisation, elle va au cours de celle-ci communiquer auprès des différents services (distribution, force de vente, marketing et communication…) et leur faire passer des messages fondamentaux. Organisée de manière annuelle, elle permet de faire un bilan sur l’année écoulée en termes de chiffres, mais aussi de fixer les enjeux et objectifs pour l’année à venir. Le séminaire permet également de renforcer les liens et l’esprit d’équipe d’une entreprise. Au cours de cette journée ou semaine sont ainsi organisées différentes activités de team building : challenge, jeux d’équipe, soirée d’entreprise… Une convention d’entreprise a donc un double rôle : celui de fédérer des liens entre collaborateurs et celui de faire passer un message stratégique.

A qui confier l’organisation de la convention ?

L’organisation d’un tel évènement demande une organisation précise et rigoureuse, tout doit être parfaitement orchestré. Pour vous accompagner, vous pouvez opter pour un prestataire externe. Confier l’organisation d’une convention à une agence événementielle vous permettra de gagner du temps et de vous assurer que l’événement sera réussi. Elle gèrera ainsi toute la logistique, du choix du lieu jusqu’à l’hébergement si nécessaire, en passant par l’accueil et la restauration. Choisir un prestataire externe pour organiser votre évènement permet de vous décharger de possible problème et de vous concentrer sur l’essentiel pour réussir au mieux votre convention. Sachez qu’un évènement de ce type s’organise au minimum 3 mois à l’avance et demande un gros investissement personnel. N’hésitez pas à vous entourer de professionnels pour mieux réussir votre convention.

Comment choisir la bonne date et le bon lieu ?

Une convention d’entreprise peut en règle générale, se tenir à n’importe quel moment de l’année. Cependant, en fonction des objectifs de celle-ci, évitez toute fois les périodes de vacances scolaires et l’été. Septembre et janvier sont donc deux mois particulièrement propices aux séminaires d’entreprise, ils marquent le début d’une nouvelle année ou d’une nouvelle période. Le retour de vacances est idéal pour remotiver les collaborateurs et leur rappeler les objectifs. Le choix du lieu est aussi important : salle municipale ou salle de congrès ? Hôtel ? Château ? Parc d’attraction ? N’ayez pas peur de sortir du cadre habituel : le dépaysement permet de créer des liens entre les collaborateurs et favorise l’esprit d’équipe.

Quelles sont les personnes conviées à la convention ?

En fonction des objectifs de l’évènement, vous n’inviterez peut-être pas tous les services en même temps. Dans le cadre d’un lancement d’une nouvelle campagne publicitaire par exemple, vous convierez les services communication et marketing pour définir ensemble la stratégie à adopter. Dans le cadre d’une redéfinition du plan commercial, les forces de vente et services commerciaux associés seront par exemple nécessaires. Retenez que les messages à transmettre lors de cette convention ne sont pas toujours les mêmes, il est donc important de bien identifier votre cible. Lors d’une convention de bilan global de fin d’année, il n’est pas nécessaire par exemple de faire une distinction des collaborateurs puisque le but est de remercier chaque salarié pour son implication et de définir la nouvelle stratégie générale pour l’année à venir.

Quel est le budget à prévoir ?

Le budget à prévoir pour l’organisation d’une convention réussie dépend de différents facteurs. Tout d’abord, en fonction de la durée du séminaire, du lieu et des activités de team building proposées. Le nombre de participants a aussi un impact : moins ils sont nombreux plus le tarif par personne est élevé car il y a des couts fixes. En moyenne,  pour une journée de convention comprenant un atelier de team building, pour 50 participants, la facture tourne autour de 5 000 €. Et ce tarif peut encore grimper si cela se déroule à l’étranger et sur plusieurs jours. La location de la salle de séminaire doit aussi être prise en compte avec souvent le matériel (vidéoprojecteur…). Les restaurants et activités annexes sont également à prévoir dans le budget, ainsi que le pourcentage de commission si vous décidez de faire appel à une agence d’évènementiel. C’est à vous de fixer votre budget en fonction de votre trésorerie et de vos objectifs.

Après l’évènement : l’heure de l’analyse

Connaitre et analyser les retombées d’un évènement d’entreprise est important. Vos objectifs définis en amont de la convention ont-ils été atteints ? Pour y répondre, vous pouvez mettre en place un plan d’évaluation. Grace à un questionnaire de satisfaction distribué aux participants par exemple, vous pourrez connaitre les points forts de votre séminaire ainsi que les points à améliorer pour la prochaine fois. Ce retour sur expérience est très important pour s’améliorer et proposer des nouvelles choses.

Cette démarche de convention est essentielle pour créer un environnement de travail collaboratif et participer au sentiment d’appartenance des salariés pour leur entreprise. Un contexte différent du quotidien, plus décontracté, est l'occasion de découvrir ses collègues sous un autre jour et de créer des liens différents, tout en restant dans une sphère professionnelle. Mais pour être réussie, la convention doit avant tout être à votre image. Grace à cet article vous avez maintenant toutes les cartes en main pour réussir votre convention d’entreprise.


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