Depuis quelques années, les entreprises privilégient une approche segmentée par métier pour organiser et gérer leurs documents numériques. Quels sont les avantages et les inconvénients d’une telle démarche par rapport à une approche plus transversale ? Comment faire le bon choix ?
Pourquoi organiser la Gestion Electronique des Documents (GED) par métier ?
La croissance du numérique, en facilitant le travail collaboratif au sein des entreprises, favorise une organisation transversale… en théorie seulement ! Dans la pratique, on observe encore très souvent que les collaborateurs travaillent plutôt en silo autour d’un métier commun : ressources humaines, commerce, juridique…
Les entreprises tendent par conséquent à organiser leur gestion documentaire par métier également et mettent en place autant de GED que de métiers. Cette segmentation permet de coller au plus près des besoins des utilisateurs grâce à une connaissance fine du fonctionnement de chaque univers. En effet, le logiciel de GED est paramétré de manière totalement personnalisée : plan de classement par typologie de documents, indexation, métadonnées descriptives permettant de rechercher un document, corbeille de réception, workflow de validation…
Un des points fort des GED métier est aussi la possibilité d’implémenter le classement automatique : lorsqu'un utilisateur intègre un nouveau document à la GED, celui-ci se classe automatiquement dans le dossier auquel il appartient, sans aucune intervention manuelle, via la récupération de données dans l’entête du document par exemple. Cette automatisation est facilitée si la GED « travaille » dans un métier unique, et permet de gagner du temps sur les opérations de classement et de recherche des documents.
Déployer une GED métier : des avantages très concrets…
Le périmètre étant bien défini et restreint à un métier spécifique, le projet peut être déployé en 3 mois en moyenne, contre 6 à 12 mois pour un projet transversal. De plus, le recours à un service clé en mains en mode SaaS, particulièrement bien adapté, évite de mobiliser les équipes informatiques en interne.
L’accompagnement au changement, étape primordiale dans ce type de projet, est également simplifié car les collaborateurs travaillent dans un environnement familier. Enfin, le cloisonnement par métier facilite grandement la gestion des droits d'accès aux documents, puisque seuls les collaborateurs du métier concerné peuvent accéder aux documents stockés dans la GED.
Mais aussi des inconvénients à moyen et long termes
Conçue pour une activité spécifique, une GED spécialisée ne peut être dupliquée telle quelle pour gérer une autre activité et intégrer de nouveaux flux. Le paramétrage conçu pour la gestion des dossiers RH ne répond évidemment pas aux besoins de gestion des dossiers clients.
Dans le cas d’une GED transverse, l’entreprise déploie un seul outil. Toutefois, sa déclinaison pour chaque métier est un nouveau projet en tant que tel. Tout est à construire afin de répondre au mieux aux attentes et modes de travail des collaborateurs. C’est pourquoi il est préférable de travailler par étape, en déployant un premier pilote plutôt que de vouloir mettre en œuvre d’emblée une solution complète.
Enfin, le cloisonnement par métier limite la collaboration entre les différents acteurs de l’entreprise, s’inscrivant en faux par rapport à une organisation transversale du travail caractéristique de certaines entreprises anglo-saxonnes.
Comment faire le bon choix ?
Pour arbitrer entre la création d'une GED généraliste ou de plusieurs GED métiers, l'entreprise doit avoir une vision claire de ses besoins :
Si l’objectif est de mettre en place une solution unique dédiée à un métier, alors le choix d’une solution verticale semble judicieux.
Si au contraire l’entreprise souhaite faire évoluer sa solution dans le temps, en intégrant au fur et à mesure de nouveaux métiers, alors une solution transverse est plus appropriée. Le périmètre du projet étant plus large, il est indispensable d’intégrer l’accompagnement au changement pour s’assurer l’adhésion des utilisateurs et la réussite du projet à long terme.
Comme souvent, la clé est de se concentrer sur la nature du besoin animant la démarche pour déterminer le mode de gestion le plus approprié.