Allier la recherche d'informations tout en préservant l’incommunicabilité de ces éléments est un enjeu de force pour les cabinets d'avocats. Certains ont tiré parti des dernières avancées technologiques pour relever ce challenge.
Les cabinets d’avocats n’échappent pas à l’obligation de mise en conformité à la suite de l’entrée en vigueur du règlement européen relatif à la protection des données personnelles. Les avocats composent au quotidien avec un volume massif de données à caractère sensible. L’application du règlement a donc un impact conséquent pour la profession en imposant aux cabinets d’assurer un contrôle absolu et une sécurité sans faille de ces données. Outre l’enjeu relatif au traitement de ces données, les professionnels du secteur perdent parfois un temps précieux dans la recherche d’informations, de contenus et de documents pertinents dans leur contexte de travail. Ces derniers étant souvent hébergés dans plusieurs systèmes et dans des formats très divers.
Les conséquences du RGPD sur les cabinets d’avocats
Le règlement européen a eu des répercussions sur l’environnement digital de centaines de milliers d’entreprises et les cabinets d’avocats figurent parmi les premiers concernés. Ceux-ci devant garantir la confidentialité des affaires de leurs clients et protéger la vie privée de ces derniers. Et les données relatives aux clients ne sont d’ailleurs pas les seules concernées, puisque le texte s’applique dès lors que sont traitées des données à caractère personnel relatives à tous qui se trouvent sur le territoire de l’Union européenne : facturation, ressources humaines, comptabilité… Ces vastes silos de données auxquels sont confrontés les avocats les obligent à en optimiser l’exploitation afin de mieux en garantir la confidentialité et la mise en conformité avec le RGPD.
Face à ce défi, la responsabilité des avocats est de plus en plus importante. Afin de respecter un droit fondamental et d’éviter tout risque de sanction, mais surtout les conséquences d’un éventuel scandale en cas de violation, une protection optimale est donc attendue de la part des cabinets à l’égard des données sensibles qu’ils détiennent.
De la donnée brute à l’information
Afin de permettre aux cabinets d’avocats d’effectuer des recherches aisément et de bénéficier d’un accès simplifié à la multitude de documents juridiques, le recours aux dernières technologies s’avère indispensable. Combinant intelligence artificielle (Machine Learning et Deep Learning) et Traitement Automatique du Langage Naturel (NLP), les plateformes de Cognitive Search se positionnent comme des solutions efficaces facilitant l’accès à l’information pertinente provenant de différentes sources de données. Actes juridiques, dossiers des clients ou un contrat avec des sous-traitants, cette technologie offre la possibilité de se connecter aux divers silos de données internes et externes à l’entreprise, d’analyser, de catégoriser et d’enrichir ces données en vue d’obtenir une information contextualisée. La pertinence des résultats de recherche est ainsi augmentée et la compréhension des documents considérablement simplifiée. En exploitant le Cognitive Search, les cabinets juridiques permettent à leurs collaborateurs d’accroître leur efficacité et d’accélérer considérablement le processus de décision interne.
Vers une sécurité accrue
Outre l’exigence de conformité avec ce nouveau cadre administratif, la sécurisation et le contrôle granulaire des données personnelles reste le point véritablement sensible de cette réforme. L’une des caractéristiques des plateformes de Cognitive Search en matière de sécurité est de préserver le caractère confidentiel des données et informations, mais aussi de renforcer les contrôles d’accès et la confidentialité des informations sensibles. Alors qu’une majorité d’entreprises échoue à se conformer au RGPD, une nouvelle génération de moteurs de recherche s’appuyant sur l’IA relève haut la main la mission titanesque d’identification des données sensibles afin d’en optimiser la protection.
En constante évolution, l’environnement des cabinets d’avocats rend crucial le traitement et l’analyse des volumes croissants de données. Cognitives, exhaustives et approuvées, ces plateformes séduisent de plus en plus d’entreprises confrontées quotidiennement à des volumes massifs de données de tous types. Les usages de cette technologie émergente sont innombrables à travers les industries et les métiers : finance, industrie pharmaceutiques, manufacturing, services juridiques ou grands ministères… beaucoup y ont trouvé leur compte.