Notre bon vieux papier, bien rangé dans le classeur du bureau, a du plomb dans l’aile ! La faute aux chasseurs du numérique qui disposent de nouvelles munitions (de papier) sous forme de lois et de nouvelles normes, et qui, depuis 2017, ont élevé le statut de la copie numérique au même niveau que le sacro-saint original papier. Le XX mai, la norme NF Z42-026 « numérisation fidèle » a été homologuée. Avant-dernière brique à l’édifice de confiance qui sera complété en fin d’année par une certification permettant de mettre le tampon « copie conforme » et d’envisager la destruction des originaux papier.
Est-ce un mal ou un bien ? Qu’est-ce que cela va changer pour le citoyen ? Tout dépend de notre capacité à bien archiver…
Savez-vous que depuis juillet 2016, une administration ne peut plus vous refuser la présentation d’une pièce justificative au format électronique ? C’est une des conséquences de la mise en application d’un nouveau règlement européen, communément appelé « e-IDAS », visant à se donner les moyens techniques et juridiques pour accélérer la transition digitale de notre société. Cette mouvance prend forme et vise à faire du zéro papier de bout en bout, de la création du document à son archivage en passant par une étape essentielle : sa signature.
Le train est en marche et nous ne l’arrêterons pas : nos enfants, ou petits enfants, ne produiront certainement plus de papier à leur majorité mais nous ne sommes pas encore dans cette configuration. Même en se projetant à dix ans, nos enfants seront grands et nos parents toujours là : encore beaucoup de papier continuera donc à circuler pendant de nombreuses années. Indépendamment de la problématique générationnelle, il est vraisemblable qu’environ 20% des personnes exigerons toujours du papier.
C’est pourtant un paradoxe car actuellement la quasi exclusivité des documents papier sont produits à partir d’une source numérique (traitement de texte, base de donnée, …) puis « imprimés » pour un besoin de communication ou de signature. Par exemple, lors de mon dernier passage au guichet d’une banque pour un dépôt en espèce, le guichetier a numérisé son exemplaire que je viens de signer.
C’est bien ce besoin qu’adresse la norme sur la copie fiable : est-ce que la copie numérique que vient de réaliser mon banquier à la même valeur juridique que l’original que j’ai signé ? Dans le cas d’une numérisation dite « normale » cette copie n’a pas la même « force juridique » que l’original papier et le banquier devra également conserver des milliards de documents papier. Cependant si la copie est réalisée dans des conditions dites « fiable », et qu’elle est archivée de manière à ce qu’elle ne puisse pas être falsifiée, alors cette copie à la même « force juridique » que l’original papier.
Soulignons l’importance d’une norme et des certifications car ce nouveau dispositif repose sur la confiance. Il s’agit du même caractère de confiance que l’on a quand on demande à un gendarme de mettre le tampon « copie conforme » sur une photocopie.
Ceci est vrai pour la numérisation mais également, par la suite, pour l’archivage. Si la copie numérique, aussi fiable soit-elle, est modifiable, elle sera falsifiable par la suite et elle ne vaudra rien car elle n’apporte pas de garanties d’intégrité. Les entreprises disposent d’outils d’archivage numérique professionnels mais rarement les particuliers. Ceci est vrai pour les copies numérisées mais également pour ma feuille de paye qui peut, depuis la loi El Khomri, être envoyée par mon employeur sans passer par la case papier. Ces services de coffre-fort numérique existent déjà est sont en phase de certification également.
En synthèse, il faut retenir que le numérique ne nous affranchira pas d’avoir toujours une boite aux lettre pour recevoir et un classeur pour archiver. Il sera donc nécessaire de disposer d’un classeur numérique, qui apporte la même confiance que notre classeur papier : conserver de manière intègre, durable et à moindre coût, nos documents importants.