Plateforme de service de contenu : 4 façons d'améliorer la conformité et la sécurité !

1 MILLIARD €
Le piratage en France coûterait plus de 1 milliard d'euros.

Les services RH traitent chaque jour une quantité impressionnante d'informations confidentielles. Une mauvaise gestion de ces informations peut avoir de graves conséquences.

Le travail à distance se démocratise petit à petit. Et encore plus depuis le début de la crise sanitaire en 2020. Cette simplification s’est faite grâce à des outils comme la messagerie instantanée et le chat vidéo. Il a donc fallu revoir de nombreux process nécessitant une présence physique (comme l’accueil de nouveaux employés par exemple). Si cette adaptation a pris un temps, elle est maintenant entièrement entrée dans les habitudes. Il est maintenant clair que le travail à distance est là pour rester : 98% des employés déclarent aujourd’hui qu’ils préféreraient travailler à distance au moins une partie du temps pour le reste de leur carrière, mettant en avant les horaires flexibles et la possibilité de travailler de n’importe où(1). Mais pour certains domaines RH, cette approche « connectivity first » peut engendrer un risque de sécurité et de conformité.

Compte tenu du volume considérable de contenu disponible - qui devrait tripler au cours des deux prochaines années - il est non seulement impossible de continuer à s'appuyer sur des méthodes traditionnelles (papier) dans un environnement digitalisé, mais cela rend les informations confidentielles vulnérables.

La bonne nouvelle, c'est qu’il est possible de résoudre les problèmes de sécurité et de conformité sur le plan RH grâce à la bonne technologie : une plateforme de services de contenu robuste et fiable. Voici les 4 façons dont l’utilisation d’une plateforme de service de contenu peut révolutionner le travail dans ce domaine :

Protéger les informations sensibles des employés

Une violation des informations confidentielles des employés peut être désastreuse. La bonne plateforme de services de contenu peut assurer la sécurité de tous les documents, garantissant ainsi leur sécurité. Elles y parviennent en gérant l'accès des utilisateurs de manière très précise - jusqu'au niveau des métadonnées - afin de garantir que seuls les utilisateurs disposant des droits appropriés puissent y avoir accès.

Chaque document est accompagné d'un audit complet permettant de savoir qui a accédé au document, ce qu'il en a fait, ainsi que la date et l'heure d'accès. Les informations sont également cryptées lorsque les données sont au repos, en transit, et en cours d'utilisation.

Réduire les risques grâce à la gestion des documents

Dans le monde complexe des réglementations RH, la durée de conservation des documents est importante. Les politiques de conservation sont basées sur le temps, mais aussi sur les événements que les départements RH doivent maintenir pour les différents dossiers. La bonne utilisation de services de contenu libère le personnel de la charge de la gestion minimisant les risques et donnant aux professionnels le temps de se concentrer sur les salariés ainsi que sur un processus de recrutement efficace.

Concrètement, lorsqu'un document entre dans le système, la solution identifie et attribue automatiquement un type d'enregistrement, applique les politiques de conservation appropriées et purge le document si nécessaire. Elle permet également :

La conservation des documents en fonction du temps et des événements,

La possibilité de mettre en attente les documents,

Le certificat de destruction.

Accélérer le processus d'audit

Les audits peuvent être fastidieux, longs et coûteux. Un système de dossiers désorganisé a tendance à entraîner un allongement du temps et ainsi des coûts d'audit plus élevés. S'il faut beaucoup de temps aux salariés pour trouver des documents, il en faudra trois fois plus aux auditeurs. Réaliser un audit en sachant que tous les documents sont complets, en ordre, sécurisés et centralisés dans un dépôt numérique, devient plus facile !

Par ailleurs, en plus de réduire (voire éliminer) le temps de préparation des audits préalables, de définir un accès limité, sécurisé et limité dans le temps pour un auditeur, l’objectif final est de supprimer les charges administratives en s’appuyant sur des outils robustes de services de contenu.

Sécuriser les informations sensibles

Le service RH traite beaucoup de documents, mais certains processus sont plus complexes que sa simple création et son acheminement. Par exemple, l'intégration et l'exclusion d'un employé, le traitement d'une plainte pour harcèlement ou une enquête sur un incident de sécurité impliquent plusieurs parties prenantes qui doivent prendre des mesures spécifiques. Il va alors avoir besoin d'informations provenant de différentes personnes, qui devront être suivies à des fins de reporting ou de conformité.

Une plateforme de services de contenu ne se contente pas d'éliminer les incertitudes liées à la sécurité et à la conformité des documents, mais elle soulage également le service RH, lui permettant ainsi de se concentrer sur l'actif le plus important d’une organisation : son personnel. Cela signifie qu'il faut travailler efficacement pour trouver et embaucher les meilleurs talents et, surtout, les garder engagés et motivés, même dans des périodes de perturbation sans précédent.

1 Selon le rapport "The 2021 State of Remote Work".


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Güray Turan

Güray Turan débute sa carrière en 1998, en rejoignant la société Fulcrum, éditeur canadien de logiciels de recherche, d’indexation et de technologies de récupération où il occupe le poste de « Business programs Manager Europe », à Paris. Entre 2000 et 2008, il intègre différentes sociétés pour y occuper successivement les postes d’« Account Manager », puis « Business development manager », chez PCDOCS et HummingBird, spécialiste de la GED et de l’ECM. En 2008 il rejoint Hyland Software en qualité de Business Development Manager, où il est en charge de l’Europe et l’Afrique (région EMEA).