De l’avis général, la technologie a pour but de nous simplifier la vie, surtout en entreprise. De la vidéoconférence au cloud, en passant par les appareils intelligents et le travail nomade, les progrès technologiques transforment de toute évidence notre façon de travailler. En ce qui concerne les aspects plus traditionnels du travail, tels que de simples réunions, nous attendons de la technologie qu’elle les optimise et les simplifie également.
Le stress lié à la technologie lors des réunions
Néanmoins, dans une récente étude commanditée par Barco et menée par Vanson Bourne, une société d’études de marché, c’est le contraire qui a été démontré. La technologie alimente le stress lié à ces situations et s’avère souvent contre-productive. Dans cette étude menée auprès de 1 000 employés de bureau à travers le monde sur leur utilisation de la technologie en salle de réunion, près de 90 % des participants ont déclaré souffrir de stress lié à la technologie lors des réunions. Plus de la moitié ont fait face à des défaillances qui ont affecté leur performance et l’efficacité de la réunion, et ces contretemps techniques ont aussi entraîné une perte de temps. Quatre employés sur dix ont ressenti de la colère et de la frustration en raison d’une technologie peu fiable, et un tiers des participants a connu une baisse de motivation.
Échéances et opportunités manquées
Il n’est pas difficile d’imaginer que les employés de bureau font face à des problèmes techniques, mais cette étude a également prouvé que l’impact négatif de ces difficultés ne se limite pas à la salle de réunion. Près d’un quart des personnes interrogées (24 %) a déclaré avoir manqué une échéance ou des opérations importantes à cause d’une technologie défectueuse en salle de réunion. 12 % des participants ont révélé avoir manqué une vente ou perdu un contrat. Plus inquiétant, une personne sur dix a déclaré être passée à côté d’opportunités d’avancement personnel, telles que la reconnaissance de sa hiérarchie ou une promotion.
L’enquête a également révélé que sept employés de bureau sur dix sont fréquemment stressés lorsqu’ils doivent partager des informations avec plusieurs personnes lors d’une réunion. Parmi ces participants, 62 % ont déclaré que la simple utilisation de technologies de salle de réunion était stressante, et plus de la moitié (58 %) estiment que le partage de contenus ou d’écrans en réunion est un facteur de stress.
Bien plus qu’un simple agacement
Le stress n’est pas seulement une question d’opinion. En effet, l’enquête incluait également une étude menée par MindLab International, une société de neuromarketing et d’études de marché, qui portait sur les conséquences émotionnelles et physiologiques des problèmes techniques en salle de réunion. Comme on pouvait s’y attendre, cette étude a démontré que le niveau de stress maximal des participants était supérieur à 63 % lorsque des problèmes techniques se produisaient en réunion, par rapport à des réunions qui se déroulaient sans encombre. Ainsi, le rythme cardiaque des participants atteint 179 battements par minute lorsqu’ils sont confrontés à des contretemps techniques en réunion. Sachant que le rythme cardiaque au repos est de 60 à 100 battements/min, ce rythme extrêmement élevé de 179 battements/min indique un niveau de stress inquiétant.
La collaboration entre les équipes, les collègues et les prospects constitue un élément essentiel de l’entreprise moderne, il est donc vital de s’assurer que les participants aux réunions tirent le meilleur parti des technologies utilisées pour organiser ces rencontres. Selon près de neuf personnes interrogées sur dix (86 %), améliorer l’installation technique en salle de réunion génèrerait un gain de productivité.
La technologie idéale pour une salle de réunion
Qu’est-ce que cela implique pour les responsables informatiques ? Au cours de cette étude, les participants ont sélectionné les cinq fonctionnalités technologiques qui, à leurs yeux, simplifieraient le déroulement des réunions. Ce top 5 comprend un fonctionnement sur simple pression d’un bouton (51 %), une technologie sans fils ni câbles (44 %), un partage simple des données depuis n’importe quel appareil (44 %), l’organisation facile de vidéoconférences avec des collègues situés à différents endroits (40 %) et une image et un son de qualité élevée (39 %).
Conclusion
Pour les employés de bureau, des consultants aux créatifs, les réunions font partie du quotidien : il est impossible de les éviter. Étant donné que les contraintes de temps, les délais et les objectifs font également partie du quotidien d’une entreprise, il est essentiel que la technologie utilisée au travail soit une alliée et non un obstacle. Les responsables informatiques doivent commencer par évaluer les besoins des utilisateurs pour y répondre grâce à la solution technique adéquate. La facilité d’utilisation est cruciale pour éviter le stress, en particulier dans les salles de réunion. Pour cela, il faut résoudre les problèmes de compatibilité (dus à des appareils et des systèmes d’exploitation différents), de fonctionnement sans fil et de possibilité de partage pour s’assurer d’une part, que le stress se maintient à un niveau minimal, et d’autre part, que la technologie est réellement utilisée conformément à l’usage auquel elle est destinée et que les investissements technologiques de l’entreprise portent leurs fruits.