Si, dans le passé, des détracteurs pouvaient critiquer l'investissement et la durée d'implantation que représentaient une procédure de dématérialisation de documents au sein de l'entreprise, cette époque est révolue. En effet, il faut bien avoir en tête qu'il existe aujourd'hui des solutions adaptées au TPE/PME, dont les bénéfices directs et indirects dépassent largement les inconvénients dans un projet de dématérialisation.
Au-delà des aspects législatifs, qui pourraient inciter les entreprises à sauter le pas, la dématérialisation est aujourd'hui incontournable car elle permet en plus d'une gestion de documents plus fluide et sécurisée, des gains de temps et d'argent non-négligeables, notamment dans une démarche RSE.
Un gain de temps pour les entreprises
La dématérialisation est le meilleur moyen pour l'entreprise du XXIème siècle de s'adapter aux enjeux de son époque : plus de productivité et plus de rentabilité. Grâce à son application dans les entreprises, elle permet de réaliser un gain de temps considérable sur toutes les démarches administratives qui ont tendance à ralentir les employés.
Ainsi, la dématérialisation est synonyme de raccourcissement des temps de traitement des documents ainsi que des délais de réponse. En effet, en passant par une solution à 100% électronique, l'entreprise n'est plus dépendante des contraintes des envois papiers, et du traitement du courrier les jours ouvrés. Le temps passé en déplacement, à la rencontre de clients ou de prestataires, est également sérieusement diminué alors qu'il n'y a plus besoin de se rencontrer pour signer un document nécessitant deux signatures. La dématérialisation et donc la numérisation des documentspermet également, grâce à l'archivage des documents, un gain de temps considérable pour la recherche documentaire. En effet, rechercher un document parmi des milliers de dossiers papier prend parfois tellement de temps à un employé que sa recherche revient 10 fois plus chère1 que sa seule production. Et il devient aussi désormais possible, grâce à la dématérialisation, de consulter un document n'importe où, n'importe quand, et même en-dehors de son lieu de travail, pour peu qu'on y ait une autorisation d'accès, c'est une aide précieuse pour le télétravail.
La dématérialisation est donc aussi une solution idéale pour optimiser et valoriser le travail des employés. Si moins de temps est consacré aux tâches administratives et répétitives de classement, recherche et archivage des documents, l'employé pourra davantage se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En concentrant ses efforts sur des missions de première importance, l'entreprise en ressort alors gagnante.
Aspect non négligeable également : le temps économisé sur la sécurisation des données. Les solutions électroniques permettent de conserver l'intégrité des documents concernés par la dématérialisation. Ils ne sont plus sujets à d'éventuelles erreurs humaines ou failles de sécurité. Le temps passé à corriger ces erreurs est donc entièrement supprimé.
Des bénéfices économiques non-négligeables
La liste des économies qu'une entreprise peut réaliser en dématérialisant ses documents est longue et couvre tous les aspects d'une activité. En effet, en observant les entreprises qui ont eu recours à la dématérialisation, on remarque que celles-ci ont réalisé des économies :
- Les coûts de traitement des documents ;
- Les coûts d'éditique ;
- Les coûts de distribution ;
- Les coûts du papier ;
- Les coûts d'impression ;
- Les coûts de mise sous pli et d'affranchissement des envois postaux.
Ainsi, la facture électronique entrante coûte jusqu'à 10 € de moins1 que la même facture papier, et la facture électronique sortante coûte jusqu'à 6,50 € de moins que la même facture papier. Ainsi, le gouvernement estime - après étude2 - que la dématérialisation des factures représente une économie de l'ordre de 50% à 75% par rapport à un traitement papier et réduit le coût de traitement d'environ 30%.
A l'échelle européenne, les initiatives de dématérialisation sont très largement encouragées, voire plébiscitées. En effet, après des études menées sur l'ensemble des marchés publics européens, la Commission Européenne a dévoilé dans un communiqué ses directives en ce qui concernait la dématérialisation appliquée aux administrations publiques et aux marchés économiques3. Ces études mettaient en exergue les économies potentielles pouvant être réalisées si l'ensemble des acteurs des marchés publics européens avait recours à la dématérialisation. Un total de 2,3 milliards d'euros pourrait être économisé rien qu'avec la seule numérisation des factures.
Un geste pour la planète, une démarche RSE intelligente !
La dématérialisation est une solution d'avenir dans un monde toujours plus soucieux de l'empreinte carbone laissée par ses activités. En effet, de plus en plus d'entreprises réfléchissent à développer leur activité en se faisant toujours plus respectueux de l'environnement.
D'après l'entreprise de solutions globales de dématérialisation DPii, il est estimé que 75% des déchets de bureaux sont du papier. En France, nos habitudes et notre culture font que nous sommes particulièrement friands de papier et de gestion matérielle des documents. Ainsi, la France à elle seule représente 3% de la consommation mondiale de papier4.
C'est donc un travail de fond qu'il faut effectuer pour changer les habitudes des employés des entreprises françaises afin qu'ils ne tendent plus systématiquement vers le traitement matériel des documents. La dématérialisation peut être une des solutions pour transiter vers des modèles écologiques plus viables, en remplaçant la vaste quantité de documents papier par des versions numériques, par exemple.
1Source: GS1 France 2010 - https://www.gs1.fr/Publications/Publications/L-etude-GS1-France-sur-la-facture-electronique
3Source : La facturation électronique dans le cadre des marchés publics: une nouvelle avancée vers la passation électronique de bout en bout des marchés publics et vers l'administration électronique en Europe. https://europa.eu/rapid/press-release_IP-13-608_fr.htm
4Source : https://www.copacel.fr