Cinq moyens d'accroître la vigilance et la satisfaction dans la gestion des projets

79 %
79% des salariés ne souhaitent pas devenir manager.

Dans les bureaux de gestion de projet (PMO), il n'est pas rare que le stress soit omniprésent : Tous les membres de l'équipe s'efforcent de faire en sorte que les projets soient réalisés le mieux possible dans les délais impartis. Mais cette pression de travail a souvent un impact négatif sur la productivité de l'ensemble de l'équipe.

Chacun peut travailler comme il le souhaite

Tout un chacun se sent à l'aise dans des environnements de travail différents. Ainsi, il n'y a pas que l'atmosphère du bureau qui doit être bonne : chaque employé doit pouvoir personnaliser les outils qu'il utilise pour travailler selon ses souhaits. Si un outil offre la possibilité de personnaliser et de filtrer la vue et le tableau de bord, cela peut avoir un effet positif sur l'efficacité de l'utilisateur.

La positivité est contagieuse

Afin de contrer les conflits potentiels, la meilleure solution est d‘avoir une "source unique de vérité" pour tout déroulé d‘un projet. Ce document doit être accessible à toutes les personnes impliquées. Ainsi, en cas d'incertitudes et de malentendus, il est possible de vérifier l'état d'avancement, ce qui a été discuté et quelles tâches sont encore en suspens.

Être préparé pour faire face aux changements

Souvent, l'équipe sera obligée de repenser et de réattribuer les priorités lors d‘une situation de crise. Dans ces situations, il est important de garder la tête froide et de jouer l'atout de l‘adaptabilité.

Si une entreprise fournit un programme de collaboration numérique à ses équipes de gestion de projet, il faut être en mesure de pouvoir s‘adapter : personne ne doit avoir peur du changement, car il est facile de le gérer numériquement. Les délais et les échéances, seront par exemple automatiquement adaptés aux nouvelles priorités.

La concentration est la clé du succès

Aucune solution numérique ne peut empêcher un employé d'être distrait par les e-mails et autres applications. Mais une fois qu‘une équipe décide d'utiliser un outil de gestion de travail collaboratif pour travailler sur un projet, tout le monde à la possibilité de pouvoir suivre la planification pour les prochains jours, surveiller la charge de travail, et se concentrer sur ce qui est important. Si l‘équipe partage ses tâches et ses plans sur une base quotidienne ou hebdomadaire, l'ensemble de l'équipe peut mieux gérer son temps ensemble. Les réunions qui ne servent qu'à faire le point sur l'avancement du projet pourraient ainsi être éliminées, car l'outil permet déjà à chacun de se tenir au courant.

Les pauses en font tout simplement partie

Les tâches, les réunions et les délais peuvent être très serrés dans le cadre d'un projet important. Cependant, la santé des employés ne doit pas être affectée.

D'une part, le stress et la pression du temps peuvent aider à travailler de manière plus ciblée et à faire face avec succès aux situations difficiles. D'autre part, un stress trop important comporte un risque énorme : non seulement le travail en souffrira, mais aussi la santé de l'employé concerné. Les chefs d'équipe et de projet doivent donc allouer et gérer les ressources disponibles de manière à ce que les employés ne soient exposés qu'à la quantité de stress nécessaire pour améliorer leurs performances et leur santé.

La pleine conscience mène à la satisfaction

Des employés heureux et satisfaits sont des employés productifs. Un outil de gestion du travail collaboratif constitue un excellent complément technique en aidant à créer le meilleur environnement de travail possible pour l'ensemble de l'équipe.

A l’ère du numérique, il est nécessaire de prendre en considération toutes les solutions envisageables à disposition de l’entreprise. Ainsi, en tenant compte de ces différents conseils, les équipes travaillant sur des projets plus ou moins complexes verront leur temps de travail optimisé et leur productivité croitre.


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