Quels sont les outils essentiels pour un gestionnaire externe de maintenance de véhicules ?

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Par Xavier Deperraz Publié le 21 février 2014 à 11h48

Pour un gestionnaire de parcs de véhicules externe, satisfaire ses entreprises clientes est une priorité. Oui, mais lorsque ces dernières sont nombreuses, anticiper les besoins spécifiques de chacune d’entre elles prend du temps. Comment donc optimiser les outils mis à disposition afin de rendre les actions entreprises par le gestionnaire toujours plus performantes ?

En ce qui concerne FATEC, il existe un centre d’appel au sein duquel travaillent des techniciens et garagistes expérimentés. L’objectif de ces derniers est de faire la corrélation entre les devis qui sont donnés et la justesse des factures en termes de protocole négociés avec les prestataires. A ce niveau-là de la relation avec le client, tout fonctionne parfaitement du fait des compétences vérifiées des techniciens sur le plateau. Le problème en amont, c’est que de nombreux appels doivent être gérés chaque jour.

Le but aujourd’hui serait donc d’acquérir un outil qui permettrait d’automatiser certaines des démarches, à savoir les plus simples afin que les techniciens puissent se concentrer sur les plus grosses opérations de maintenance. L’objectif final est que la demande d’accord de réparation se rajoute directement à la validation de la facture et le technicien pourrait alors se concentrer sur ses compétences premières, à savoir la partie technique des réparations.

Environ 20 à 30 % des accords peuvent être qualifiés de « simples » : le logiciel pourrait donc délivrer automatiquement le numéro d’accord pour les réparations simples et se concentrer les opérations de maintenance complexes. Les outils Athoris et Epyx qui permettent aux loueurs et fleeters de donner des accords automatiques sur des opérations définies (pneus, contrôle technique, entretien) existent depuis déjà 2 ans. Ils intègrent également une facture dématérialisée qui correspond exactement à l’accord. Le but de FATEC est donc d’optimiser l’utilisation de ces outils.

Aujourd’hui, pour un gestionnaire de parc externe, il est primordial que l’intégralité des services soit réalisée en interne et que rien ne soit externalisé. Comment donc augmenter en productivité pour toujours satisfaire au mieux les clients ?

L’idéal consiste en un progiciel interne, c’est-à-dire que lorsqu’un garage demande l’autorisation pour effectuer une opération, les techniciens vont immédiatement renseigner les informations. Ce logiciel permet de tout automatiser à un instant T : on sait instantanément ce qui est effectué sur les véhicules.

L’objectif pour 2014 consisterait à créer un logiciel encore plus performant qui permettrait de totalement automatiser les accords dits « simples » comme indiqué précédemment. Les clients seront d’autant plus satisfaits du fait de la baisse des délais pour délivrer les accords (et donc de l’attente pour les conducteurs). D’autres outils à destination des clients sont également primordiaux, à savoir les reportings adaptés et facilement accessibles, les outils de géolocalisation pour trouver le fournisseur référencé le plus proche adapté à ses besoins…

Le mix idéal consiste à utiliser les performances des Hommes doublées des outils informatiques : les outils informatiques dédiés aux validations simples et les Hommes concentrés sur les négociations avec les fournisseurs et les opérations de maintenance complexes.

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Directeur de Clientèle Formation : DESS Développement Commercial   Expérience : -Ingénieur Commercial Grands Comptes chez LeasePlan France (2002-2007) en charge notamment de la relation commerciale, du suivi du reporting et du conseil de grands groupes internationaux -Consultant chez Michael Page (2007-2008)