La signature électronique : ambassadrice de la dématérialisation

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Par Partenaire Modifié le 3 octobre 2022 à 16h17
Signature Electronique Ambassadrice Dematerialisation

Si certaines technologies ont le vilain défaut d’être de grandes consommatrices d’énergie et ont de moins en moins de sens en matière d’écologie, il faut d’autant plus apprécier celles qui permettent de réduire les coûts et les consommations de chacun. La signature électronique permet aux signataires d’un contrat de ne plus se déplacer, ce qui engendre toujours des coûts en énergie : ils réduisent leur consommation de plusieurs kilos de CO2, mais aussi des tonnes de papier. En effet, on ne passe plus par le courrier papier, on ne multiplie plus les exemplaires destinés à chacun des contractants, on n’archive plus tout ce papier dans des pièces et des dossiers qui font parfois perdre la tête (et beaucoup de place dans des locaux). La e-signature s’impose de plus en plus comme une solution efficace et durable.

La « e-signature » : des avantages pratiques incontestables

Elle est depuis plusieurs années une des pratiques qui change le plus pour les particuliers comme pour les professionnels. Signer un document est une nécessité dans le monde dans lequel nous vivons. Dans bon nombre de nos interactions, nous sommes amenés à parapher des documents : ouverture d’un compte en banque, contrat d’emprunt bancaire, vente ou location immobilière, devis en tout genre (travaux pour sa maison, réparation pour sa voiture, etc.). C’est aussi le cas des professionnels pour qui le succès d’une activité passe forcément par la case « contrat ». Cette activité centrale de notre vie prend toujours du temps. Ce dernier est bien l’un des éléments-clés pour une entreprise comme Yousign, leader européen de la signature électronique.

Un gain de temps certain

Digitaliser la signature permet aux parties à un contrat de ne plus devoir se déplacer. Cliquer sur un bouton « Signature » ou réaliser un dessin représentant votre signature manuscrite à l’aide de votre souris suffit désormais pour être engagé par un contrat. La e-signature s’est démocratisée car elle constitue un véritable gain de temps : la griffe se fait à distance, avec transparence et efficacité. En recourant à ce système en ligne, les entreprises de type TPE, PME et ETI simplifient et optimisent leurs procédures de collaboration avec les clients.

Une valeur juridique avérée

Si certains habitués de la signature au stylo étaient sceptiques quant à la valeur juridique d’une signature électronique, qu’ils se rassurent : une e-signature électronique dispose d’un cachet serveur et d’un horodatage fidèles et certifiés. Elle est donc à la fois simple, sécurisée et dotée d’une valeur légale incontestable.

Facile d’accès et compatible avec tous les supports

Pour les plateformes de signature en ligne, il s’agit de l’un des enjeux et de l’une des conditions pour rencontrer le succès : l’outil doit être intuitif – en d’autres termes, facile à utiliser par le plus grand nombre – et compatible avec tous les types d’appareil. Pari gagnant ! Un site tel que Yousign propose une plateforme SaaS (Software as a Service) qui fonctionne parfaitement sur tous les appareils (ordinateurs, tablettes, smartphones).

La dématérialisation : pratique et éthique

À l’heure où nos modes de consommation sont questionnés, réaliser des économies d’énergie est devenu un enjeu vital. La signature électronique présente le double-avantage de faciliter la vie des contractants, mais aussi d’engendre une dépense d’énergie moindre. Comme susmentionné, la question des déplacements est soulevée : plus besoin d’aller rencontrer son co-contractant pour lui faire signer un document en présentiel. Par ailleurs, la question du papier se pose : numériser permet de ne plus utiliser autant de papier que par le passé. Dans le milieu, on évoque même une stratégie « Zéro Papier », une idée vers laquelle tend la e-signature.

E-signature : une solution écologique

Non seulement économique, la signature électronique est aussi écologique. Cette solution est le fruit d’une réflexion simple : si nos ressources énergétiques sont de plus en plus précieuses, comment mieux consommer ? La question du papier est vite arrivée sur la table et certains constats ont été sans appel : économiser du papier est un levier non-négligeable lorsque l’on souhaite limiter sa consommation. La dématérialisation se présente donc comme une solution des plus intéressante, surtout lorsqu’on se penche sur certaines données chiffrées relatives à notre consommation professionnelle de papier :

- Un salarié utilise en moyenne 70 kg de papier par an.

- Une tonne de papier équivaut à la déforestation de 17 arbres, la consommation de 26 500 litres d’eau, 3 barils de pétrole, 4 100 kilowatts et à la production de 3 mètres cubes de déchets. - Les entreprises françaises, à elles seules, usent plus de 900 000 tonnes de déchets de papiers chaque année.

De quoi convaincre – y compris les plus sceptiques - que la signature en ligne est d’un intérêt considérable.

Des questions de stockage et d’accessibilité primordiales

Le stockage, l’archivage, la classification et l’accès aux documents que nous signons en ligne sont un autre enjeu de poids pour les prestataires de signature électronique. Une fois que le document est signé, encore faut-il être sûr qu’il soit facile à retrouver, à consulter, à partager, le cas échéant. Pour ce faire, les professionnels du secteur proposent des solutions particulièrement ergonomiques. La question de la Gestion Électronique des Documents (ou GED) est au centre de leurs préoccupations. Elle se résout par la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique.

Ces professionnels offrent à leurs clients un service complet incluant une plateforme sécurisée de signature électronique, mais aussi – dans le cas de certains abonnements – des prestations prévoyant l’acquisition, la numérisation, la validation, l’archivage, le classement, l’accès aisé à tous les documents stockés.

E-signature : pour aller à l’essentiel

La signature électronique permet donc de réaliser des économies d‘argent, d’énergie personnelle et de ressources naturelles. Pratique et adoptée par de plus en plus de personnes, elle représente un gain de temps considérable. Que ce soit dans le secteur professionnel ou dans notre vie personnelle, cela permet à tous de se consacrer à des tâches plus essentielles et plus productives. Dans une époque qui exige que nous retournions à l’essentiel, la e-signature - avec tout ce qu’elle implique - semble être l’une des solutions viables et durables à considérer.

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