Entreprises : le mail m’a tuer

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Par Christophe Veca Modifié le 22 janvier 2013 à 1h09

Il est temps de sensibiliser les dirigeants face à cette menace grandissante pour nos entreprises ! S’il y a peu de temps le mail était encore perçu comme une preuve d’implication au travail, notamment lors d’envoi tardif, il n’en reste pas moins que son traitement est gourmand en temps et en concentration. La gestion des mails est un facteur de stress indéniable pour tous salariés. L’ORSE (Observatoire sur le Responsabilité Sociétale en Entreprise) souligne que près de 38 % des utilisateurs reçoivent plus de 100 mails par jour, et que 65% déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures, alors qu’en réalité ils le font toutes les 5 minutes !

Cette forme de drogue, que nous appelons "mailisme", est à l'origine de nombreuses dépressions et démissions. Nous avons pu croiser la route de Monsieur X qui a accepté de nous parler de son expérience avec le mailisme, sous couvert d'anonymat.

Bonjour Monsieur X. Merci d'avoir accepté de partager cette douloureuse expérience avec nous. Pourriez-vous nous raconter comment tout cela a débuté ?

En 2009, j'ai été recruté par ma société. Je travaillais au service financier. Le soir je rentrais chez moi embrasser ma femme et mes enfants, et bien qu'ils souhaitaient me voir rentrer plus tôt nous étions heureux. Comme tous les salariés, je recevais des mails en nombre tous les jours. Le mailisme s'est glissé insidieusement. Au début je gérais mes priorités, préférais répondre par téléphone aux petites questions anodines. Puis de plus en plus le nombre de mail a augmenté et répondre par téléphone est devenu trop long. Je répondais donc par mail. Mais c'est un cercle vicieux... Plus on envoie de mail, et plus on en reçoit. Si au début la gestion de ma boite de messagerie me prenait 30 minutes par jour, c'est vite monté à deux heures, puis à trois.

Vous preniez donc entre deux et trois heures par jour pour répondre à vos mails. J'imagine que ce temps passé a eu un impact sur votre travail, non ?

Pas au début. J'avais des responsabilités et des tâches à accomplir. J'ai donc commencé à rentrer de plus en plus tard chez moi, afin de boucler mes journées, et la fatigue a commencé à se faire sentir. Je ne voyais plus beaucoup ma famille à cause de mes horaires, et des tensions sont nées à ce moment chez moi. Avec le recul je comprends que ça ait pu être une période éprouvante pour ma femme qui s'occupait seule des enfants et qui ne me voyait plus. Travaillant dans une boutique, le mail ne lui était que très peu utile. Elle n'a donc pas compris que je lui dise "ce sont mes mails qui m'empêchent de quitter le bureau plus tôt".

Vous rentriez donc à la maison très tard et épuisé. Votre famille commençait à en souffrir. Que s'est-il passé ensuite ?

Tout s'est passé très vite. J’ai essayé de faire des efforts mais le stress du travail, les exigences toujours plus féroces, ont fait que je ne rentrais pas plus tôt, et qu'arriver à la maison ne signifiait que gérer mes mails par Smartphone ! Je vérifiais ma boite mail parfois 10 fois en une heure. Même le weekend je n'étais plus vraiment avec ma famille. J'étais là mais l'esprit était ailleurs. Toujours sur le qui-vive, à attendre le son de réception d'un message. C'est à ce moment-là qu'un mercredi j'ai reçu le mail de ma femme m'annonçant qu'elle me quittait et partait avec les enfants. Elle ne souhaitait plus avoir un fantôme en guise de mari.

C'est là que vous vous êtes rendu compte de votre addiction ?

Non pas tout de suite. J'ai continué comme je pouvais et je rentrais encore plus tard ! Mon Smartphone est devenu mon meilleur ami... Je lui parlais !! "Allez réponds, réponds !!". Mais c'est à ce moment-là que je suis tombé en dépression. Plus rien ne comptait que mes mails et mon travail s'en est fait ressentir. Plusieurs semaines plus tard, ma hiérarchie m'a fait comprendre que ce n'était plus possible de travailler dans ces conditions, et j'ai été licencié. L'entreprise dans laquelle j'étais avait par ailleurs enregistré une baisse de la productivité globale de 30 %, et mon cas ne fut qu'un élément de licenciement massif ! Je n'étais pas seul atteint, l'épidémie continuait. Plus de travail, plus de mails, plus rien. Ma dépression s'est encore accentuée. J'ai fini par craquer, j'ai fait une mailingite aigüe, et je me suis retrouvé Out Of Service Reply. C'est à ce moment-là que j'ai pris conscience de mon addiction.

Et aujourd'hui ?

Aujourd'hui je sors rarement de chez moi. Chaque personne qui utilise son téléphone devant moi est une tentation. Je n'ai qu'une ligne fixe et plus d'ordinateur. Je commence le sevrage complet mais c'est difficile. Même la télévision reliée à internet est une tentation.

Si ce témoignage peut vous paraitre exagéré, il n’en n’est pas moins que le mailisme en entreprise prend une ampleur de plus en plus importante et a un impact significatif sur la performance et donc sur la compétitivité des entreprises. Des solutions existent et sont trop peu connus des entreprises pour lutter contre le mailisme. Il ainsi existe des solutions d’intelligence collaborative permettant de structurer, d’organiser et de rendre intelligents les processus d’entreprise. Collaborer en temps réel sur un projet, synchroniser automatiquement les calendriers des personnes concernées par un processus est désormais possible. Les bénéfices seront immédiats, quantitatifs et qualitatifs ! Vous gagnerez près de 80 % de productivité sur des processus structurés, vous réduirez les risques d’entreprises et augmenterez la satisfaction client. Vos collaborateurs seront moins stressés, traiteront plus facilement les priorités et la collaboration entre collaborateurs sera plus intelligente.

Alors n’hésitez plus, ne vous laissez plus surmener par vos emails, des solutions existent !

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Christophe Veca est responsable Marketing & Communication chez Rok Solution.

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