Une étude de Brainloop et EY dresse l'état des lieux de la digitalisation des conseils d'administration. S'ils sont nombreux à se préoccuper du numérique, seule une petite partie d'entre eux semble avoir entamé sa transformation vers un conseil véritablement digital.
Les grandes et moyennes entreprises ont, toutes ou presque, entamé leur virage digital. Mais qu'en est-il de leurs conseils d'administration ? Si la transformation digitale fait désormais partie intégrante des priorités des administrateurs, la digitalisation de leur propre fonctionnement n'en est encore qu'à ses débuts. Ainsi, selon une enquête réalisée par le cabinet EY et la société Brainloop auprès de 2 800 entreprises européennes et révélée par Les Echos, « les préoccupations des conseils d'administration portent principalement sur les incidences de la digitalisation sur les produits et l'innovation (58 %), les cyberattaques (55 %), l'acquisition de compétences numériques (53 %) et la protection des données (48%) ».
Si la digitalisation de leur entreprise est au cœur des préoccupations des conseils, seul un board européen sur dix, à l'image de celui de Schneider Electric, s'est aujourd'hui doté d'un comité numérique. Et si 80% des administrateurs utilisent une tablette ou un smartphone, moins de quatre conseils sur dix disposent d'un administrateur spécifiquement dédié au numérique. Enfin, si les trois quarts des conseils d'administration ont recours à un portail numérique, les réunions en face-à-face restent la norme (92%), et les téléconférences (33%) et le vote en ligne (13%), l'exception.
Un mouvement de fond traverse les conseils d'administration
Dans le monde feutré et confidentiel des boards, la révolution numérique se fait donc à pas de velours. « C'est peut-être la raison pour laquelle les conseils d'administration ont pris autant de temps à se réinventer », analyse dans une tribune Yves Garagnon, le directeur général de DiliTrust, le principal concurrent français de Brainloop. Selon lui, « la dématérialisation des conseils d'administration (…) entraîne aussi un véritable changement de pratiques pour le top management ».
« Désormais, il suffit d’une tablette sécurisée et d’une offre en SaaS pour bénéficier de davantage de données pour un niveau de sécurité largement supérieur. L’élimination des frais de messagers, de déplacement des membres et du temps de préparation permettent une réduction de coûts et des efforts de gestion », poursuit Yves Garagnon, selon qui « les risques de fuite sont quant à eux considérablement diminués par un traçage numérique, des filigranes nominatifs et une confidentialité renforcée ».
C'est donc un mouvement de fond qui traverse les boards depuis plusieurs années. A la nécessité grandissante de se doter d'un administrateur marqué « numérique » s'ajoute désormais celle, concomitante, de diversifier les profils des membres des conseils.
De l'importance du choix du prestataire
Reste le choix du prestataire. On l'a vu, la question de l'hébergement et de la sécurité des données, par nature sensibles, échangées au sein des conseils, est prioritaire. D'autant plus qu'avec le Cloud Act adopté en mars dernier par l'administration Trump, les données confidentielles des filiales d'entreprises étasuniennes, même détenues hors des Etats-Unis, doivent être communiquées aux autorités américaines dans le cadre d'une enquête pénale. Dans ce cas de figure, confier, comme 70% des entreprises allemandes cotées au DAX, ses données à Brainloop, racheté en juillet par l'américain Diligent, apparaît hautement risqué.
La solution : privilégier un prestataire européen ou français – il n'en manque pas –, seule garantie que les données sensibles de l'entreprise resteront sa propriété. La confiance est à ce prix.