Créer plus de valeur en maîtrisant les flux documentaires

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Par Laurence Nentas Publié le 4 juin 2021 à 10h17
Documentaires Flux Valeur Evolution
76%76% des entreprises dématérialisent leurs factures.

Depuis plusieurs décennies, l'impression a connu une véritable révolution. Mais une révolution silencieuse, que l'on peut résumer en trois stades.

?L'évolution de l'impression

Le premier correspond aux premiers déploiements massifs des postes de travail dans les entreprises, avec des usages individuels, de manière peu coordonnée par les DSI.

Le deuxième stade est celui de l'optimisation : la croissance des besoins d'impression et des nombres d'utilisateurs a conduit les entreprises à rationaliser leurs achats (de matériels et de consommables) et leurs parcs avec des machines multifonctions qui offrent une expérience utilisateur simplifiée (interface intuitive, accessibilité à distance, intégration aux applications Cloud…).

Le troisième stade est celui des services d'impression managés (Managed Print Services) : les entreprises ont aujourd'hui besoin de maîtriser leurs flux documentaires. Certes, elles peuvent ne rien faire pour adapter leurs systèmes d'impression, n'optimiser qu'à la marge leurs achats, tout faire en interne avec les compétences disponibles, ou, et c'est l'approche la plus pertinente, recourir aux services managés.

Ceux-ci se définissent comme la gestion déléguée des services d'impression dans le but de maîtriser les coûts, d'optimiser la productivité des collaborateurs et d'améliorer la sécurité des documents.

Pour y parvenir, la gestion déléguée des services d'impression passe par 5 étapes clés :

  • Analyser : comprendre l'environnement, l'organisation, les contraintes et les objectifs de l'entreprise pour identifier les préconisations optimales.
  • Concevoir : élaborer la solution, les processus et la stratégie adéquate pour l'atteinte des objectifs
  • Mettre en Œuvre : déployer la solution conçue et accompagner les collaborateurs de l'entreprise pour l'exploitation maximale de la nouvelle infrastructure documentaire
  • Exploiter : délivrer les services pour gérer la solution mise en œuvre et suivre la performance pour l'atteinte des objectifs
  • Améliorer : proposer des nouvelles solutions pour une exploitation vertueuse du parc d'impression

Vers la dématérialisation

Outre les fonctions d'impression, l'une des fonctionnalités clés des systèmes multifonctions est le scan qui leur permet d'être le point d'entrée de la dématérialisation des documents.

Avec les nouveaux usages qui se sont imposés notamment avec la crise sanitaire, en particulier la mobilité, le collaboratif et, surtout, le télétravail, ce besoin de dématérialisation des documents s'accélère. Les nouveaux modes de fonctionnement se développent et entrent de façon durable dans la culture d'entreprise.

En facilitant la numérisation et le classement des documents entrants (factures, courrier, contrats, …), la dématérialisation simplifie la vie des utilisateurs. Les utilisateurs peuvent ainsi très facilement numériser, nommer et classer tous types de documents, depuis n'importe quelle source de numérisation (multifonctions, smartphones, tablettes, scanners…) puis les distribuer vers leur propre ordinateur, vers le réseau de l'entreprise, ou encore les déposer directement dans une GED ou toute autre application métier selon une arborescence prédéfinie.

Des fonctions de sécurisation (signature électronique, coffre-fort numérique) en garantissent la traçabilité et l'intégrité.

Les organisations gèrent de plus en plus de données. Il devient donc essentiel d'optimiser et d'automatiser les processus et en particulier ceux des flux documentaires. Cette accélération des processus documentaires est une nécessité. Elle peut être envisagée de façon progressive, en dématérialisant graduellement les processus métier, en commençant par exemple par les factures fournisseurs, puis les dossiers clients, les bulletins de paie etc…L'avantage étant de répondre rapidement à un besoin métier spécifique, avec un budget limité, en séquençant dans le temps les étapes de la dématérialisation globale des processus métier de l'entreprise.

La nécessité d'imprimer reste, et restera réelle, mais avec une approche différente, raisonnée et intelligente. Un accompagnement par un expert garantira une dématérialisation réussie des processus métiers et des flux documentaires.

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Directrice Marketing & Communication, Toshiba TFIS