Les réunions nous prennent beaucoup de temps ; en même temps, par expérience, nous les jugeons « inutiles » simplement car elles ne sont pas conduites aussi efficacement qu’elles le devraient. Nous avons longuement étudié la question ces dernières années à travers une enquête réalisée auprès de responsables d’entreprises britanniques : 47 % indiquent consacrer au moins la moitié de leur semaine de travail à des réunions mais seuls 18 % estiment que celles-ci sont tant soit peu productives.
Aujourd’hui, l’environnement de travail est révolutionné par la technologie, pourtant la configuration de la salle de réunion n’a tout bonnement pas suivi ces avancées technologiques, un problème devenu flagrant pour de nombreuses entreprises à travers le monde.
Interrogés à leur tour au sujet des réunions auxquelles ils assistent, des responsables d’entreprises nord-américaines déclarent être confrontés à différents problèmes d’ordre technologique ou concernant l’interaction des participants, en particulier pour ce qui est de partager des informations ou des visuels. Ils citent principalement, comme obstacles au succès d’une réunion, la distraction des participants par des e-mails et des textos (64 %), la difficulté de motiver chacun d’entre eux (61 %), le partage actif d’informations ou de visuels pendant la réunion (48 %) et les problèmes techniques pour présenter et partager les informations (47 %).
Si ce problème est devenu complexe, la solution est néanmoins simple et réside dans la technologie elle-même. Des solutions collaboratives simples à installer et à utiliser, facilitant le partage de visuels et d’informations et offrant aux participants des logiciels qui leur permettent de faire part de leurs commentaires et de leurs idées, feront beaucoup pour améliorer la participation aux réunions. Celles-ci ne seront alors plus considérées comme « inutiles » et pourront être plus efficaces, plus productives et moins chronophages.
Comment la DRH peut-elle contribuer à résoudre ce problème ?
Les ressources humaines ont un rôle majeur à jouer car l’environnement de travail du futur fera appel à de nouvelles méthodes de travail et apportera plus de flexibilité. Le numérique a amené le BYOD* au bureau et rendu le personnel plus mobile. A l’image de la génération Y qui gère sa vie professionnelle et personnelle sur ses appareils numériques, les entreprises doivent aujourd’hui adopter ces évolutions technologiques. En matière de réunions, il existe un net intérêt sur le marché pour un usage efficace des tablettes et smartphones dans la salle de réunion, ce qui pourrait éliminer de nombreux freins à la productivité.
Les responsables d’entreprises consultés sont nombreux à souligner que, même s’ils adoptent certaines technologies telles que les smartphones et tablettes, ils doivent encore faire face à des obstacles technologiques dans la salle de réunion. Même avec la prolifération du BYOD, 62 % d’entre eux disent ne pas disposer d’un smartphone fourni par leur société et ils sont encore moins (21 %) à disposer d’une tablette fournie par leur société. Ce problème pourrait être résolu par la DRH de l’entreprise. Bien qu’utilisant leurs équipements personnels et non ceux de la société, plus de deux tiers des participants à l’enquête estimeraient utile de pouvoir facilement projeter le contenu de ces équipements dans les réunions.
Qu’est-ce cela signifie pour l’avenir des salariés ?
Les réunions sont de toute évidence devenues la plaie des entreprises. Toutes les solutions susceptibles d’en améliorer les résultats auront des retombées positives. Les collaborateurs souhaiteraient pouvoir mettre à profit au bureau leur expérience et leur connaissance de l’utilisation de leurs équipements personnels à la maison. Les technologies complémentaires introduites dans la salle de réunion seraient alors vues comme naturelles et intuitives. Il existe clairement une demande de technologies de salle de réunion qui favorisent la collaboration par la compatibilité, au lieu de l’entraver. Les technologies émergentes qui prennent en charge de multiples types d’équipements et différents systèmes d’exploitation peuvent faire gagner le personnel en flexibilité, en efficacité et en productivité. Il est également essentiel que les technologies nécessaires soient présentes dans tous les espaces partagés de l’entreprise, afin que ceux-ci ne souffrent plus d’aucune limitation technologique.
Quant aux entreprises elles-mêmes, elles pourraient tirer de substantiels bénéfices financiers à rendre leurs salles de réunion plus performantes. Par exemple, des statistiques révèlent qu’aux Etats-Unis, les entreprises Fortune 500 perdent 75 milliards de dollars en réunions. Ces pertes se retrouvent sans doute dans les autres pays et, alors que deux tiers des responsables d’entreprises pensent qu’avec des technologies adéquates les réunions seraient plus productives, il pourrait s’agir de la solution clé pour éviter des pertes de temps et réaliser des économies.
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