Télétravail : quand les entreprises augmentent le recours à la numérisation des documents

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24% des Français ont télétravaillé pour la première fois durant le
confinement.

La crise du Covid-19 et la normalisation du télétravail ont eu des impacts majeurs sur la transition digitale des entreprises. Afin de poursuivre leurs activités dans les meilleures conditions, ces dernières sont contraintes de numériser des quantités importantes de documents. Pour ce faire, elles peuvent faire appel à des sociétés spécialisées, ou utiliser une des nombreuses applications développées, à l’instar de Stack. Un processus non pas sans risque, qui doit être encadré.

La numérisation des documents accélérée par le télétravail

Le recours massif au télétravail depuis maintenant un an a considérablement accru les besoins de dématérialisation des documents des entreprises. Les salariés ont besoin d’accéder aux dossiers et aux courriers qu’ils reçoivent. Si l’utilisation des mails faisait partie des solutions les plus plébiscitées pour échanger les documents, un changement s’opère aujourd’hui et les entreprises se tournent de plus en plus vers la numérisation.

Pour répondre à ce besoin croissant, de nombreuses sociétés proposent leurs services. C’est le cas par exemple de Numen ou Numerize. “Il y a eu une prise de conscience des entreprises”, déclare Boris Coriol, président et directeur général de cette dernière. Des services bienvenus tant la quantité de papiers à numériser est importante : documents techniques, contrats juridiques ou encore bulletins de paie, tous les formats sont concernés.

La numérisation présente des avantages majeurs, car outre le gain de place considérable que cette technologie permet, c’est également un gain de temps non négligeable. Retrouver une facture ou un document administratif quelconque sera alors facilité. Les salariés tout comme les particuliers peuvent s’appuyer sur certaines applications, telle de Stack.

L’expérience de Google

Aux Etats-Unis, Google a expérimenté une nouvelle application pour Android permettant la numérisation et l’organisation des archives personnelles et administratives. Son nom ? Stack. Son objectif ? Scanner, stocker et ordonner les documents en tout genre. Fini l’amoncellement de paperasse, désormais, tout peut être dématérialisé, et ce grâce à une petite dose d’intelligence artificielle (IA).

Son fonctionnement est simple : une fois le document numérisé, via l’appareil photo du smartphone, il est directement converti au format pdf, nommé puis enregistré au sein d’une catégorie prédéfinie. Chaque document peut également être classé dans le Google Drive, ce qui permet de le retrouver depuis n’importe quel terminal connecté.

Et l'utilisation de l’IA ne s’arrête pas là : Stack est capable de lire les documents et y retrouver un nombre colossal d’informations grâce à des mots clés, tels que “date d’échéance”, “montant total”.... Et ce non seulement dans le titre du document, mais également dans son ensemble.

Des risques maîtrisés

La transformation digitale présente de nombreux avantages, mais apporte aussi son lot d’inconvénients. En tête de liste, on retrouve les risques cyber. Vol de données, falsification de documents, les menaces sont plurielles. Afin de les limiter, plusieurs solutions peuvent être proposées. L’application Stack de Google par exemple, conditionne son accès à la reconnaissance faciale ou l’empreinte digitale de l’utilisateur. Un gage de sécurité pour limiter l’accès aux documents confidentiels aux seules personnes concernées. La mise en place de pare-feux, antivirus ou autres outils de surveillance et détection des fraudes représente également le moyen nécessaire pour se prémunir de ces enjeux.

S’ajoute également la notion de fiabilité, qui concerne les conditions de numérisation et conservation des documents. “L’objectif est de s’assurer que les règles de l’art permettant de gérer le document électronique sont respectées et qu’il est conservé sans risque pour le temps nécessaire”, explique Christian Dubourg, directeur du pôle Innovation et conformité chez Spark Archives. Car conformément au Règlement général sur la protection des données, les documents administratifs concernant des données personnelles et confidentielles ne peuvent être conservés que pendant un temps défini. Une technologie qu’il est donc important d’encadrer, mais qui permet en retour un gain de temps et d’efficacité majeur.


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