Bien préparer un transfert de siège social

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Par Partenaire Modifié le 1 février 2018 à 13h13
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Il existe de nombreuses raisons de convoquer une assemblée générale pour proposer un transfert de siège social : fin d’un bail, achat de locaux, agrandissement de l’entreprise, changement de société de domiciliation, extension de l’activité de la société, modification du gérant, …

Pour réussir ce transfert de siège social, il faut bien connaitre les étapes légales obligatoires mais il est aussi important de connaitre quelques astuces qui pourront faciliter les démarches et permettre un changement et un déménagement tout en douceur !

Prise de décision par assemblée du transfert de siège social de l’entreprise

Souvent à l’origine de la demande de changement de siège social, le gérant doit convoquer une assemblée afin de faire voter les associés. Il lui faudra alors envoyer une convocation par courrier aux associés contenant un pouvoir, l’ordre du jour, la date, le lieu et l’heure de l’assemblée, en respectant les délais légaux.

Comme tout changement dans la vie d’une société, il est possible que le transfert de siège social inquiète les associés de l’entreprise : il est préférable de pouvoir présenter le nouveau siège social envisagé aux associés et de proposer un plan de déménagement dès la préparation de l’assemblée. Il est même possible, si le projet est bien avancé, d’envoyer les documents pratiques avec la convocation afin de permettre aux associés de réfléchir et de s’habituer à l’idée du transfert de siège social.

Préparer le transfert du siège social de l’entreprise, en amont

Il n’est pas rare qu’un changement de siège social ralentisse l’activité de l’entreprise, mais il est possible d’amoindrir cette difficulté en s’assurant de la disponibilité des nouveaux locaux quelques temps avant le déménagement afin d’y installer le nécessaire : connexion internet, ligne téléphonique, transfert du courrier, voire d’y faire livrer du nouveau mobilier.

Posséder les nouveaux locaux avant de quitter les anciens bureaux permet à une entreprise de réaliser les premières démarches sans urgence, tout en continuant son activité. Lors d’un transfert de siège social il faut fournir un justificatif de jouissance du nouveau siège au greffe ; ce certificat peut prendre la forme d’une facture EDF, ou du bail. Il faut aussi réaliser une modification des statuts avec la nouvelle adresse de siège social de l’entreprise.

Déclaration officielle du transfert de siège social

Le transfert de siège social de l’entreprise doit être officialisé au travers d’une publication dans un journal d’annonces légales dans le mois suivant la décision de l’assemblée. L’annonce légale contenant l’avis de changement doit contenir l’adresse du siège social précédent et du nouveau siège social.

Attention, si le nouveau siège social de la société est dans un département différent de l’ancien, il faudra réaliser deux annonces légales : l’une dans un journal d’annonces légales du département d’origine, et l’une dans un journal d’annonces légales du nouveau département.

Formulaires des modifications / transferts de siège

- Transfert de siège social dans le même département

- Transfert de siège social autre ressort (vers autre département)

Pour finaliser le transfert de siège social de l’entreprise, les nouveaux statuts, le justificatif de domicile et le PV d’assemblée validant la décision de changement, l’avis de modification au journal d’annonces légales et le Cerfa n°11682*03 devront être envoyés au greffe lors de la déclaration de transfert de siège social.

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