Comment optimiser le coût des espèces

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Par Didier Ladegaillerie Publié le 30 octobre 2015 à 5h00
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1 000 eurosL'Etat français a interdit les paiement en cash de plus de 1 000 euros.

Peu de commerçants admettent être victimes de démarque inconnue, que des faux billets circulent ou que leurs points de ventes sont une cible de choix pour les braqueurs. Aujourd’hui, les nouvelles technologies de gestion automatisée des espèces permettent d’optimiser considérablement les coûts, en toute sécurité.

Malgré l’augmentation progressive des moyens de paiements électroniques, l’utilisation des espèces reste constante. La crise économique de 2007 n’a fait que renforcer cette tendance avec un volume de circulation augmentant d’environ 7 % par an. Aujourd’hui ce facteur a conduit à une augmentation importante des coûts liés au traitement des espèces. Elle est de l’ordre de 50 milliards d’euros pour la zone euros, absorbée par les retailers, les transporteurs de fonds et les banques.

Les principaux coûts inhérents à la gestion des espèces sont : le coût du transport, de la méfiance, du personnel, de comptage, des erreurs.

Coût du transport

Il est important de stocker les paiements en espèces de ses clients avant de les déposer en sécurité à la banque ou de les remettre au transporteur de fonds ; tout cela a un coût. Beaucoup de commerçants ne se rendent pas compte de l’accumulation de ces frais, qui varient selon les secteurs d’activité. Prenons l’exemple d’une enseigne de station-service en Australie : chaque point de vente avait besoin de plusieurs passages par semaine du transporteur de fonds car les erreurs de caisse ne pouvaient être détectées qu’après le comptage final par la banque. L’espacement des passages du transporteur de fonds compliquait le rapprochement entre les recettes et le total des ventes. Sachant que chaque passage du transporteur de fonds représentait un coût significatif. En utilisant des technologies capables de compter immédiatement les espèces et de traiter la réconciliation, à la journée, cette enseigne a pu réduire à un seul passage du transporteur de fonds par semaine. L’équipement a été ainsi rentabilisé en quelques mois. Avec une durée de vie de 5 à 7 ans, voire plus, cela représente des gains considérables.

Coût de la méfiance

Les enjeux économiques pour l’entreprise peuvent être considérables dès lors que l’argent est manipulé par des tiers. Dans ce cas, il est impératif d’avoir des processus de contrôle précis à chaque étape. Ceci permet d’instaurer un climat de confiance entre chaque intervenant (employés, commerçants, sociétés de transport de fonds, banque,…). Ces procédures contraignantes et coûteuses nécessitent la mise en œuvre de contrôles pour vérifier chaque étape du circuit des espèces. L’utilisation d’une solution automatisée de gestion des espèces élimine ces tâches répétitives et participe à la sécurité et au climat de confiance des personnels.

Par exemple :
une hôtesse de caisse qui ne manipule plus d’argent en ligne de caisse ou la chef de caisse qui a la visibilité en temps réel sur le chiffres d’affaires.

Coût du personnel

Dans les pays d’Europe du nord ces équipements en place depuis plusieurs années rencontrent un large succès. Ils permettent, au-delà de la sécurité et de la sérénité du personnel, de réduire les coûts de formation du personnel de caisse, les temps liés à manipulation des espèces tout en optimisant le service client. En France, des responsables de caisse d’une grande enseigne de supermarché indiquent avoir gagné de 30 minutes à une heure de temps par jour, grâce à la solution automatisée de gestion des espèces.

Coût de comptage

Aujourd’hui, il existe des systèmes capables d’automatiser toutes les fonctions liées à la caisse : préparation de fonds de caisse, approvisionnement et rendu de monnaie, jusqu’au comptage en fin de journée. Par la saisie d’un identifiant, la machine délivre un fond de caisse prédéfini. Elle peut également échanger des billets contre des pièces. A la fin de la journée, le personnel restitue le contenu de son tiroir-caisse dans la machine qui effectue le comptage et le tri à une vitesse allant jusqu’à 15 billets par seconde. Cet automate va accompagner la chef de caisse dans ces opérations quotidiennes qui aujourd’hui sont chronophages et source d’erreur.

Coût des erreurs

Les erreurs de comptage, de saisie manuelle dans le système d’encaissement sont monnaie courante. Par exemple, 338,30 euros qui deviennent 383,80 euros ou voir même 33,83 euros. Il suffit d’imaginer une chaine de fast-food avec des employés qui déposent chaque fin de journée des espèces, dans un coffre-fort. Un manager passe 90 minutes par jour à faire le rapprochement entre le chiffre d’affaires réel et le chiffre d’affaires théorique. Chaque jour il y a des erreurs, et chaque erreur a un coût car elle doit être identifiée et corrigée. Certaines entreprises passent des heures à rectifier une simple erreur de saisie. Avec un système de gestion automatisée, les billets et les pièces sont comptés et validés. L’automate communique alors directement avec la banque via un logiciel de gestion et cette dernière peut créditer le compte client en temps réel, même si les recettes sont toujours sur le point de vente.

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Didier Ladegaillerie est Expert Cash Handling chez Gunnebo

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