L'incertitude économique issue de la pandémie de coronavirus fait subir aux entreprises une pression énorme pour juguler leurs dépenses et optimiser leurs opérations. La réduction des coûts par des compressions d'effectif ou une surexploitation des ressources informatiques pourrait apparaître comme une solution de facilité.
Cependant ces mesures peuvent se révéler contre-productives si elles ont pour effet de freiner la croissance, d'empêcher l'entreprise de s'adapter à de nouveaux environnements de travail, à de nouvelles conditions de marché, ou encore d'accroître les coûts sur le long terme. Selon une étude , les licences des logiciels sont un domaine où les départements informatiques peuvent dégager les économies nécessaires sans réduire leurs effectifs. Pour quelle raison ? Parce que nombre d'entreprises n'optimisent pas aujourd'hui totalement leurs investissements logiciels.
Des investissements gaspillés
Les investissements dans les licences de logiciels et les services SaaS ( Software as a Service) sont monté en flèche alors que les entreprises mettaient en place le télétravail. Celles-ci dépensent en moyenne plus de 11 millions d'euros par an en licences, auxquels s'ajoutent 8,45 M€ en SaaS. Cependant, 22 % en France des dépenses consacrées aux licences portent sur des logiciels qui restent finalement inutilisés. Cela représente chaque année plus de 2,3 M€ d'investissements gaspillés, une somme qui permettrait de payer les salaires de 45 spécialistes en informatique.
Il existe plusieurs explications à cette situation, tenant à des problèmes systémiques autour de la gestion des coûts. Par exemple, de nombreuses équipes informatiques sont déjà sur la défensive lorsqu'il s'agit de négocier avec les éditeurs. Bien que possédant de l'expérience face aux plus importants d'entre eux, elles sont toujours confrontées à la difficulté de suivre l'évolution des conditions des licences et des accords commerciaux, en particulier lorsque le choix entre des applications sur site ou dans le cloud vient encore compliquer les choses. Alors que, d'après des études, une entreprise a affaire en moyenne à 16 éditeurs, il n'est sans doute pas surprenant que 81 % en France estiment qu'elles seraient en position plus favorable pour négocier si elles amélioraient leurs connaissances et leurs compétences en la matière. En définitive, nombre d'entre elles préfèrent dépenser trop pour éviter de prêter le flanc à de futurs audits sur leurs licences.
Dans le même temps, la principale source de dépenses excessives est que les entreprises ignorent de quelles ressources elles disposent ou ont besoin. Les dépenses technologiques décidées par les responsables opérationnels sont appelées à dépasser celles financées par les départements informatiques d'ici à 2022, et ce sans aucune garantie pour ces derniers d'avoir une visibilité sur ces achats. En moyenne, les entreprises utilisent déjà près d'une centaine d'applications différentes provenant de divers éditeurs, avec une forte probabilité de fonctions redondantes entre elles, et ce nombre peut même aller au-delà de 700 chez certaines. En l'absence de supervision, cela aboutit à un parc hétérogène de licences où il est difficile de suivre et d'identifier le gaspillage.
Ces facteurs ont été exacerbés car les entreprises en quête d'agilité accrue ont adopté des modèles d'exploitation plus décentralisés, dans lesquels chaque division ou région décide de ses propres achats informatiques. Si cela permet aux entreprises de mieux s'adapter aux évolutions de la demande, cela augmente également le risque que chaque acheteur ne possède pas les connaissances nécessaires, dans le domaine des licences, pour pouvoir bien négocier ou qu'il ne puisse pas bénéficier d'un tarif avantageux grâce à des commandes groupées. En outre, cela complexifie encore l'ensemble du paysage informatique et donc accentue la difficulté de repérer le gaspillage.
Réaliser des économies grâce à l'optimisation de vos coûts logiciels
Les entreprises ont conscience de la nécessité de réduire le coût de leurs licences : au cours des 12 prochains mois, chacune d'elles vise en moyenne à économiser environ 1,6 M€ sur ses dépenses en SaaS et logiciels. L'optimisation du coût des licences le leur permettrait sans qu'elles aient à tailler dans des technologies potentiellement précieuses. Cependant, la difficulté est de savoir par où commencer : par exemple, 60 % des entreprises françaises pensent trop dépenser dans les licences mais ne disposent pas des données nécessaires pour le confirmer et y remédier.
Même si cela se justifiait sur le plan stratégique, les entreprises ne peuvent revenir sur la décentralisation du jour au lendemain. Acquérir l'expérience et les connaissances pour pouvoir négocier avec les éditeurs demandera des formations poussées ou bien le recrutement des bonnes compétences. La priorité numéro un doit donc être de faciliter l'identification du gaspillage, qu'il s'agisse de logiciels inutilisés ou d'applications faisant double emploi.
C'est ici qu'une solution efficace de gestion des actifs logiciels se révèle utile. Celle-ci est traditionnellement vue comme un simple moyen de veiller à la conformité des logiciels même si, alors que 87 % des décideurs informatiques en France s'attendent à voir se multiplier les audits de licences sous l'impulsion d'éditeurs désireux de se protéger durant la pandémie, cela pourrait constituer une raison suffisante pour y investir. Pourtant, au cours de la dernière décennie, il est devenu clair que la gouvernance des assets logiciels permet aux équipes informatiques de savoir exactement de quelles ressources elles disposent, où celles-ci sont employées et dans quels cas elles pourraient être retirées ou regroupées dans le but de réduire les coûts, sans perturber ou nuire à l'activité. Le problème est de convaincre la direction d'investir dans de nouvelles technologies et compétences lorsque l'entreprise a d'autres nombreuses priorités plus immédiates.
Conquérir les entreprises
Il est essentiel que l'informatique déploie le niveau approprié de gouvernance des assets logiciels dans l'entreprise. Il n'existe pas de stratégie universelle car chaque entreprise ou département est confronté à ses propres problématiques. Nous avons évoqué plus haut les achats de logiciels effectués par les responsables opérationnels : toute stratégie doit ainsi prendre en compte les défis auxquels font face toutes les parties prenantes et les intégrer au débat. Cela signifie aller au-delà de l'informatique et comprendre les besoins des services RH, Finance, Juridique et - dans une entreprise décentralisée - des différentes régions.
Afin d'emporter ensuite l'adhésion de la direction, il importe de définir les objectifs pour la stratégie autour de l'optimisation des assets logiciels et de pouvoir en démontrer les avantages. Par exemple, ces objectifs peuvent consister à renforcer le pouvoir de négociation de l'entreprise auprès des éditeurs, à uniformiser et rationaliser le portefeuille d'applications ou encore à optimiser le processus d'achats de façon qu'il ne constitue pas une entrave pour les entreprises ayant besoin de réactivité.
Pour illustrer les atouts de l'optimisation des achats logiciels, il suffit parfois de mettre en évidence les économies qu'il peut engendrer et qui contrebalancent largement les coûts. Par exemple, l'élimination des dépenses moyennes d'une entreprise dans des logiciels inutilisés serait amplement suffisante pour l'aider à atteindre ses objectifs de réduction de dépenses en logiciels et SaaS. En outre, selon Gartner , les entreprises à même d'uniformiser et de rationaliser leur parc applicatif peuvent réaliser des économies allant de 15 à 25 % de leur budget sur ce poste. En l'occurrence, il est tout aussi important de présenter les risques qu'il y a à ne rien faire, que ce soit la poursuite du gaspillage ou le coût d'un audit inopiné des licences.
Le déploiement de cette gouvernance à l'échelle de l'entreprise a pris un nouveau caractère d'urgence en 2020 car il peut aider les entreprises à réduire leurs coûts, à optimiser leur retour sur investissement et à se mettre en conformité vis-à-vis des audits effectués par les éditeurs de logiciels. Que les entreprises déploient une solution de gestion d'assets logiciels en interne ou qu'elles l'externalisent auprès d'un expert, cela contribuera à faire de l'optimisation des licences un aspect crucial de toute stratégie informatique dans l'après-2020, en réduisant potentiellement la nécessité d'appliquer dans d'autres secteurs des coupes susceptibles de causer des dommages stratégiques à long terme.