4 bonnes pratiques pour gérer le télétravail ou le travail hybride

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Par Frank Weishaupt Publié le 10 juin 2021 à 14h41
Teletravail 4 Conseils Pour Etre Efficace
50%50% des salariés pensent que leur entreprise devrait contribuer aux factures de WiFi et de téléphone

La pandémie a bousculé les habitudes de nombreuses entreprises dans le monde entier, et ce dans de nombreux secteurs d’activité.

En 2020, beaucoup d’entre elles ont été prises au dépourvu, car la nécessité de passer rapidement à des conditions de travail à distance ou hybride a mis en évidence plusieurs problèmes. Elles ont ainsi découvert que leur chaîne d’approvisionnement n’était pas aussi efficace qu’elles le pensaient et que leurs processus de communication interne faisaient défaut, ce qui rendait difficile le travail en dehors de l’environnement traditionnel. Ce problème, parmi d’autres, a nécessité qu’elles s’adaptent. Pourtant, il y a des leçons à tirer des entreprises qui ont été les premières à adopter un modèle de travail à distance et hybride bien avant le début de la pandémie.,.

Pendant une bonne partie de ma carrière, j’ai géré des équipes qui ont adopté différents modes de travail, notamment le télétravail ou le “flex office”. Avant la pandémie, un tiers de notre équipe travaillait à distance à temps partiel et un autre tiers à temps plein. Grâce à cette expérience, j’ai découvert que la gestion des salariés à distance ne se limite pas à voir ses collègues à travers un écran, mais que le travail à distance présente de nombreux défis par rapport au travail au bureau. Le travail à distance et le travail hybride étant appelés à perdurer et à faire partie de la nouvelle normalité des entreprises, je partage avec vous quatre grands conseils sur la meilleure façon de gérer des équipes dispersées.

Réévaluez vos pratiques actuelles en matière de recrutement et d’intégration.

Après avoir défini leurs objectifs et examiné leur situation financière, les entreprises peuvent envisager de nouvelles embauches. De nombreux candidats sont à la recherche de nouvelles opportunités, c’est le bon moment pour revoir vos processus de recrutement.

En effet, l’embauche, l’intégration, la formation et la gestion des employés à distance présentent des défis très différents de ceux des travailleurs sur site, de sorte que les processus existants devront être adaptés et de nouvelles pratiques adoptées.

À l'heure où chacun peut travailler de n'importe où les employeurs doivent s'attacher à créer des équipes plus performantes. Il s'agit notamment de promouvoir le bien-être sur l'ensemble du lieu de travail, et ce quel que soit ce lieu, et de réduire les points de douleur générateurs de stress. Veillez à ce que les nouvelles recrues disposent des bons outils et équipements nécessaires à l'accomplissement de leur travail. La bonne entente au sein de l'équipe doit également être une priorité absolue, en particulier pour les équipes qui ne peuvent pas se rencontrer en personne. Il est essentiel de s'assurer qu'au cours du processus d'intégration, les nouveaux employés sont acclimatés à l'entreprise et à sa culture. L'utilisation de la vidéo et d'autres formats visuels peut aider à illustrer cela, ainsi qu'à présenter les membres de l'équipe et à accueillir les nouveaux collègues afin qu'ils se sentent intégrés de manière authentique. Il est également utile de prévoir des entretiens réguliers pour que le nouvel employé se sente à l'aise et bienvenu.

Si embaucher quelqu’un que vous n’avez pas eu l’occasion de rencontrer en personne peut être frustrant, il existe aussi des avantages à embaucher à distance. En effet, le lieu de résidence n’étant plus un frein, non seulement les candidats ont plus de possibilités dans leur recherche d’emploi, mais vous aussi. L’emplacement des bureaux n’étant plus un facteur restrictif, la réserve de talents s’élargit, ce qui augmente les possibilités de trouver l'employé idéal pour votre entreprise. Profitez-en, et n’oubliez pas qu’il est essentiel de maintenir une communication et une collaboration efficaces.

Assurez-vous que votre espace de travail est optimisé pour la collaboration.

Les activités quotidiennes ainsi que le succès à long terme de votre entreprise dépendent des investissements et des décisions technologiques cruciales que vous prenez. Vous comptez sur la technologie pour que vos équipes communiquent entre elles et avec les clients, organisent la facturation, créent des présentations,.... Des problèmes techniques peuvent causer de gros désagréments, qui sont amplifiés lorsque le personnel se connecte à distance. Il est donc essentiel que vous disposiez des bons systèmes, non seulement d'un point de vue opérationnel, mais aussi pour la collaboration et la créativité des équipes.

Pour ne pas gâcher d’espace et intégrer de façon convenable tous les employés, les dirigeants d’entreprise se doivent de réfléchir à l’optimisation de leurs espaces de travail actuels pour la collaboration au bureau, à distance ou hybride.

Il peut s'agir d'adapter la configuration des salles de réunion pour qu'elles soient plus propices aux brainstormings internes ou aux présentations hybrides. Quelque chose d'aussi simple que l'utilisation de tableaux blancs plus grands qui peuvent être vus par une caméra, ou l'utilisation d'une technologie de vidéoconférence avec une image et un son clairs pour que ceux qui ne sont pas physiquement présents se sentent impliqués et soient entendus, peut faire toute la différence pour une meilleure collaboration d'équipe, quel que soit l'endroit où les gens travaillent.

Bien que vous puissiez vous connecter de partout, n’oubliez pas la déconnexion.

Dans notre enquête sur l'état du travail à distance, nous avons constaté que les employés travaillent environ 26 heures par mois de plus que d'habitude (presque un jour de plus par semaine). Cette situation est préoccupante, car elle pourrait conduire à l'épuisement des employés dans un avenir assez proche. Avec la possibilité de travailler de n'importe où, il est important de se rappeler qu'avec cette flexibilité, les entreprises devraient également rappeler aux employés qu'ils doivent se déconnecter à la fin de la journée de travail.

Dans ce cas, il est préférable de montrer l'exemple. Veillez à encourager activement votre équipe à se déconnecter et à prendre le temps nécessaire pour se ressourcer - et rappelez-vous que vous devriez faire de même. Pensez également à contacter les RH, les chefs d'équipe et les employés pour leur rappeler que les jours de congé ont une raison d'être. Il est préférable d'être aussi flexible que possible pour répondre aux besoins spécifiques de votre équipe, alors réfléchissez à la possibilité de mettre en place des mesures supplémentaires pour atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Avec l'évolution du travail, nous devons repenser la façon dont nous dirigeons nos employés et les préparons à réussir dans la nouvelle normalité.

Réfléchissez à tous les soutiens que vous pouvez apporter aux salariés

Notre enquête a révélé que 45% des employés de bureau seraient prêts à accepter une baisse de salaire pour continuer à travailler à domicile sur le long terme, ce qui montre à quel point le travail flexible et à distance est devenu important. Il est donc tout aussi important de trouver des solutions qui fonctionnent à la fois pour vos employés autant que pour l’entreprise, ce qui peut nécessiter un équilibre délicat pour ceux qui gèrent des équipes virtuelles.

Notre enquête a également révélé que 74% des salariés estiment que leur entreprise devrait payer ou fournir du matériel bureautique pour le travail à domicile, 50% quant à eux, pensent qu’ils devraient également fournir du mobilier de bureau, comme des bureaux et des chaises ergonomiques. Pour aller plus loin encore, 50% des salariés pensent que leur entreprise devrait contribuer aux factures de WiFi et de téléphone, et 48% pensent que les factures d’électricité des travailleurs à domicile devraient être prises en charge.

Bien qu’il soit difficile pour une entreprise de concilier tous ces désirs, il vaut la peine d’écouter ce dont vos équipes ont besoin et de leur demander comment vous pouvez les soutenir au mieux à distance. Qu'il s'agisse d'investir dans une nouvelle plateforme, de fournir un soutien accru en matière de RH ou de proposer des horaires flexibles, des solutions supplémentaires doivent être envisagées afin que le personnel reste heureux et productif dans son nouvel environnement de travail.

N'oubliez pas qu'en tant que dirigeant, il vous appartient d'être un exemple de bonnes pratiques et que vous avez le pouvoir d'être le moteur de la création d'un environnement optimal pour une nouvelle ère du travail à distance et hybride dans votre entreprise.

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PDG de Owl labs