À l’heure où nous parlons, les organisations publiques et privées ont déjà engrangé une quantité de données faramineuse, et cela n’est pas près de s’arrêter. Malheureusement, 80% de ces mêmes données (tous supports confondus) demeurent "non structurées" et donc inexploitables, consommant par la même occasion une très importante quantité de ressources. Grâce à l’intelligence artificielle, il est maintenant possible d’identifier et de marquer ces mêmes données, les rendant génératrices de valeur. Désormais au cœur des préoccupations, les administrations et autres organisations publiques devront moderniser aussi bien leurs systèmes que leur fonctionnement pour gérer le volumes et proposer de nouvelles fonctionnalités afin, à terme, de ne pas manquer le virage de la dématérialisation et de la donnée.
Gestion de la donnée : un virage à négocier
Il est aujourd’hui de mise de respecter les obligations légales liées au traitement et la gestion de données personnelles et ce, quel que soit le secteur. Cartographie, tri méticuleux et catégorisation des données (grâce à des filtres et autres règles) sont alors nécessaires pour assurer le respect des réglementations (RGPD notamment) ou encore des politiques internes. Au-delà de se prémunir contre les erreurs d’exploitation et d’éviter les amendes, la gestion de la donnée grâce à l’intelligence artificielle est sans un doute un des meilleurs outils pour mettre au jour leur valeur.
Le stade du « buzz word » étant désormais derrière nous, il est devenu indispensable d’agir de façon concrète pour faire face à un volume de données hétérogène sans précédent, alimenté par les avancées technologiques (5G) et autres nouveaux modes de consommation (digitalisation des services etc.). Les institutions publiques se doivent alors d’être avant-gardistes. Généralement soumises à de lourds processus et à une chaine de validation extrêmement longue, il n’est plus suffisant de simplement réagir, il leur faut désormais établir des stratégies et mettre en place des actions bien plus en amont. Les données s’accumulant, il leur sera de plus en plus difficile de mener de front et de manière simultanée leur digitalisation et l’exploitation pertinente de la donnée. Si elles ne prennent pas le virage à temps ou de la bonne manière, les institutions publiques auront malheureusement accumulé du retard et devront sans cesse faire évoluer leur modèle pour rester à la page.
À l’instar des assureurs et de certains systèmes de régulation, l’IA peut avoir de nombreuses utilités comme aider à la détection des fraudes ou gérer les données pas ou mal catégorisées. De plus, l‘automatisation, possible grâce à l’IA, est un outil indéniable pour les institutions publiques souvent désœuvrées face aux centaines de kilomètres de formulaires papiers stockés dans les archives. Au-delà d’aider à la gestion d’actions purement opérationnelles, l’IA a un rôle plus stratégique puisqu’elle va permettre d’entrer dans un cercle vertueux d’amélioration continue : elle aide à la définition des champs d’amélioration dans les différents services pour ainsi éviter de se laisser distancer par le monde évolutif et technologique. Avec tous les bénéfices que peut apporter l’utilisation de l’IA pour la gestion de données, pourquoi l’Administration française n’utiliserait-elle pas plus cette technologie sur des cas concrets ?
L’IA ou comment révéler le potentiel des données
Dans l’esprit de nombreux concitoyens, l’Administration publique est synonyme de démarches souvent complexes et chronophages. Avec la multiplicité des offres et des demandes, l’adéquation des informations et autres données est parfois difficile à obtenir. Conscientes que l’expérience des concitoyens est clé pour assurer leur engagement, les institutions publiques tendent à améliorer leurs services. Depuis quelques années, elles se digitalisent pour faciliter les actions et lever les principaux freins notamment grâce à l’intelligence artificielle. Par exemple, il est désormais possible d’automatiser les processus les plus fastidieux grâce à la reconnaissance automatisée des informations dans les formulaires (autrement dit des métadonnées) et la validation de certaines étapes sans intervention humaine.
De nos jours et dans le cadre d’un processus dit classique, le citoyen fournit divers documents justificatifs à l’agent public qui en gère ensuite le traitement aussi bien à un niveau papier que numérique. Lors de la numérisation, les métadonnées sont automatiquement incorporées et mises en adéquation avec la démarche et le dossier du demandeur. Ainsi, grâce à la centralisation et à l’organisation des données, le processus est facilité et les actions menées plus rapidement.
Avec plus de 40 ans d’archives encore non numérisées dans ses entrepôts, l’administration doit faire face à des terras de données en sommeil, non exploitées et surtout non exploitables – notamment de par l’absence de métadonnées. Imaginez alors le temps et les ressources qu’il faudrait mobiliser pour les saisir manuellement dans le système d’informations. L’intelligence artificielle a donc tout intérêt à être mise à profit, notamment pour assurer une plus grande rapidité dans l’exploitation et l’analyse des données dans un contexte extrêmement normé et encadré comme celui dans lequel évoluent les institutions publiques. Le Ministère des Finances a justement travaillé en ce sens et a largement fait bouger les lignes grâce à la modernisation de son système documentaire. C’est également le cas pour des organisations publiques locales comme le département de la Gironde qui a dématérialisé l’intégralité de sa gestion des dossiers d’aide sociale.
Support dans la gestion des données et conseillère dans la prise de décision
Comprendre et extraire la valeur des données prodigue aux acteurs publics le pouvoir de mettre en place de nouvelles actions concrètes et tangibles voire de proposer de nouveaux services. Il peut s’agir aussi bien d’un système permettant l’allégement des procédures que de la simplification des démarches en interne et/ou à destination des citoyens. L’usage de l’IA et du Machine Learning apporte du sens à la donnée, et la fait passer du stade de « donnée inerte » à celui de « donnée active » en enclenchant des actions au sein d’un processus.
L’exemple de la production d’un document officiel est tout à fait parlant. À partir d’une pièce d’identité scannée (passeport, carte d’identité, permis de conduire etc.), l’IA va se baser sur des critères déterminés à l’avance pour déceler automatiquement les métadonnées - la reconnaissance des caractères, de la photo et des pictogrammes officiels de contrôle etc. Certaines d’entre elles seront mémorisées et enrichiront la base de données du système publique pour assurer un meilleur suivi et une réalisation plus rapide de démarches postérieures. Ensuite, ces données seront catégorisées et associées au champ de règles préalablement établi. Une nouvelle étape de la procédure s’enclenche alors automatiquement : la validation. Et ceci jusqu’à la production et /ou la validité du document officiel.
Dématérialisation : ce qu’il faut retenir
Une modernisation digitale, ou dématérialisation réussie, repose donc sur trois éléments indispensables : une reconnaissance optique de caractères (OCR) fiable et générique, un système de Machine Learning et un système de gestion de rich content robuste permettant de traiter des quantités de données hétérogènes monumentales. À travers la mise en place de ces trois outils, l’utilisation quotidienne et à long terme d’un système de dématérialisation ultra poussé permet l‘atteinte des résultats escomptés.
Si aujourd’hui l’intelligence artificielle apporte une valeur ajoutée concrète à la donnée, elle permet bien plus : elle en facilite l’usage. Dans de nombreux domaines et métiers, elle facilite le quotidien des professionnels dans la réalisation de leurs missions et permet d’optimiser résultats et rendements.
Ces dernières années, nous avons vu fleurir une quantité astronomique d’outils basés sur l’IA permettant la modification, la gestion et la reconnaissance de divers supports et données. Nous ne sommes qu’aux prémices de l’utilisation d’une telle technologie et sommes convaincus qu’elle ouvrira de nouvelles opportunités dans les années à venir, qui iront bien au-delà de ce que nous pouvons aujourd’hui imaginer.