Les opportunités qu’offre l’archivage pour une entreprise
De nombreuses sociétés d’archivage comme Archiveco proposent l’archivage physique et numérique des documents d’entreprises. Beaucoup d’entreprises n’ont toutefois pas encore recours à ce genre de prestation. L’archivage offre pourtant de nombreuses opportunités pour conserver efficacement le patrimoine documentaire d’une entreprise à court et à long terme. Quelles sont ces opportunités ? Parlons-en.
L’archivage physique peut désormais s’externaliser
Le stockage physique des documents est la principale méthode d’archivage réalisé en entreprise. C’est une solution classique et efficace. Cela permet de stocker les documents de manière à ce que les personnes habilitées y aient accès facilement et rapidement. Et pour une conservation parfaitement sécurisée, l’archivage physique est réalisé selon des normes bien spécifiques.
Comme l’archivage physique nécessite un espace dont la taille dépend des données à stocker, de plus en plus d’entreprises préfèrent l’externaliser. Les spécialistes de l’archivage de documents proposent alors diverses solutions pour mieux répondre aux demandes des clients et surtout pour une préservation optimale des documents en fonction de leur format :
- Documents d’entreprise sur papier
- Archives publiques
- Supports informatiques
- Supports audio-vidéo
- Etc.
Numérisation de documents : une étape cruciale de l’archivage
La numérisation de documents fait partie du paysage de l’archivage. En effet, beaucoup d’entreprises ne disposent pas de l’espace nécessaire pour archiver leurs documents physiques. La numérisation présente alors divers avantages à commencer évidemment par ce gain d’espace. Numérisation veut en effet dire stockage d’un maximum de données dans un minimum de place.
Le choix du format électronique est motivé par divers avantages en plus de la compression du volume :
- Rapidité et facilité d’accès
- Facilité de transmission des données d’un responsable à l’autre
- Facilité de modification
- Etc.
Évidemment, un protocole de sécurité infranchissable est mis en place pour la sécurité des documents numérisés. Seules les personnes habilitées peuvent y accéder.
Sécurité et flexibilité avec un archivage électronique
L’archivage électronique est la meilleure solution pour stocker les documents numérisés. Offrant de nombreuses opportunités, ce mode de stockage est synonyme de gain de temps et de préservation optimale des données. Il rend également les données disponibles à tout moment. Cet accès rapide est crucial pour ne pas interférer avec le bon déroulement des activités de l’entreprise.
D’autre part, l’archivage électronique garantit une meilleure sécurité des documents, que cet archivage soit externalisé ou réalisé en interne. À ces avantages s’ajoutent évidemment la confidentialité que les nouvelles technologies informatiques assurent mieux par rapport aux moyens physiques.
L’archivage de documents est indispensable
L’archivage des documents est indispensable au sein des entreprises. En effet, ce patrimoine documentaire sert de mémoire à l’entreprise. C’est pour ça que de nombreuses sociétés investissent sérieusement dans cette démarche.
En effet, en plus d’une utilisation quotidienne, les documents sont indispensables dans certaines situations spécifiques :
- Contrôle fiscal
- Litige
- Audit
- Création de l’historique de l’entreprise
- Etc.
Notons que l’archivage de document est régi par des textes légaux particuliers. Cliquez-ici par exemple pour en savoir plus sur la durée légale de conservation des documents en entreprise, en fonction de leur type. Pour les documents archivés en externe, un contrat est signé concernant le protocole à suivre une fois les documents arrivés à leur date de péremption. Ils peuvent être détruits et un certificat de destruction est remis à l’entreprise. Ils peuvent aussi être retournés à l’entreprise pour que celle-ci se charge de leur destruction.
Bref, l’archivage de document fait partie des démarches incontournables en entreprise. Vous devez le savoir pour créer votre entreprise ou pour mettre en place une stratégie de développement plus efficace, surtout si votre activité débute. À ce propos, n’hésitez pas à vous informer sur des sites spécialisés comme celui-ci pour entreprendre efficacement.