Adopter une approche moderne de la gestion de l’information

Les données sont devenues une richesse pour nos organisations, mais elles ne sont utiles que si on peut les gérer et y accéder facilement.

Nicholas Child
Par Nicholas Child Publié le 22 décembre 2022 à 15h12
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De plus en plus de données existent aujourd’hui sous une forme non-structurée, ce qui demande une nouvelle approche de l’information, et un classement autre que dans des fichiers et dossiers.

L’organisation en silos impose une parfaite connaissance par chaque collaborateur de la logique de classement. Il est très difficile de trouver une information si on ne sait pas qu’elle existe ou si on ne sait pas où la trouver. Et il devient donc complexe de prendre des décisions sans disposer de toutes les informations utiles à disposition pour avoir un avis éclairé.

L’ancienne manière de gérer l’information était basée sur l’attribution d’un endroit où stocker l’information. Aujourd’hui les approches modernes ont pour objectif de rendre l’information accessible et utilisable à tout moment, peu importe l'endroit où se trouve le collaborateur, et quel que soit l’appareil qu’il utilise pour se connecter. Les solutions modernes de gestion de l’information font bien plus que gérer des documents. Elles permettent d’automatiser des processus et de sécuriser l’information, de garantir le respect de la conformité d’une organisation avec des règles qui évoluent, elles améliorent certaines fonctionnalités et même la collaboration.

Les solutions modernes de gestion de l'information ne sont pas basées sur la sauvegarde d’un document à un endroit précis, elles fournissent le contexte permettant de connecter les personnes, les processus et la technologie, pour le bon développement de l'entreprise.

Une nouvelle approche qui facilite la transformation digitale et la conformité

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises opèrent leur transformation digitale, ce qui les conduit à devoir gérer de grands volumes de données. L’approche moderne de gestion de l’information permet de mettre en place des politiques d’accès qui sécurisent les données.

En fournissant une vue à 360° de l’information stockée dans tous les systèmes et référentiels, elle aide les collaborateurs contextualiser le contenu grâce à des métadonnées, pour éviter sa duplication et la prolifération des données. Outre le fait de donner des indications sur le type d’information et ses connexions avec d’autres, ces métadonnées permettent de contrôler les droits d’accès des utilisateurs, d’automatiser le contrôle des versions et les pistes d'audit afin que rien n'échappe aux exigences de sécurité et que les informations sensibles restent protégées. Cependant, l'un des plus grands avantages des systèmes de gestion de l'information modernes est sans doute qu’ils peuvent aider les organisations à comprendre comment les données et les processus métiers circulent dans les équipes, afin de mieux se conformer aux règlements, normes et législations.

Une approche au service de la productivité

Un collaborateur qui ne retrouve pas l’information dont il a besoin au moment où il en a besoin, perd du temps à la chercher dans différents dossiers, et peut finir par la recréer de zéro, ce qui engendre un doublon tout en étant source d’erreur. Ce temps perdu pourrait être mis à profit pour d'autres missions à valeur ajoutée.

Moins le collaborateur passe de temps à rechercher une information ou à exécuter des tâches manuelles répétitives, et plus il peut travailler sur des missions génératrices de valeur pour l’entreprise.

Les solutions modernes de gestion de l’information peuvent contribuer à structurer l’environnement de travail pour le rendre fluide et permettre aux équipes de fonctionner plus efficacement, amenant une plus grande productivité, une meilleure satisfaction des clients et plus de rentabilité.

Une certaine expérience de l’IA

L’intelligence artificielle aide à extraire et à classer les informations non structurées des documents, puis automatise le processus de tag pour améliorer la recherche et la productivité. L'IA offre des recommandations plus intelligentes pour les recherches contextuelles, qui sont souvent personnalisées en fonction du parcours précédent et des préférences de l'utilisateur. Aucune formation n’est requise, puisque l'IA, en utilisant le "machine learning", aide les collaborateurs à effectuer leur travail quotidien de manière transparente pour trouver le contenu dont ils ont besoin, lorsqu'ils en ont besoin, en temps réel.

Un atout pour le télétravail et la collaboration

Travailler à distance peut être particulièrement difficile lorsqu'il faut collaborer avec d'autres personnes, l'interaction naturelle qui se fait au bureau faisant défaut, ne pouvant pas simplement demander au collègue d’à-côté où est sauvegardé un fichier ou le statut d'un certain projet. Si les informations sont bloquées et ne peuvent pas circuler librement d'un service à l'autre, les personnes qui en ont besoin pour prendre des décisions averties n'en disposent pas, ce qui crée un effet boule de neige négatif dans toute l'organisation.

Avec une solution moderne de gestion de l'information, peu importe l'endroit où un document est stocké - que ce soit sur un disque dur du réseau, dans le cloud ou ailleurs tout le monde pourra facilement le trouver avec une recherche de type Google. L'endroit où se trouve la personne n'a pas non plus d'importance, qu'elle travaille à la maison ou qu'elle vienne au bureau. Avec cette gestion moderne de l’information, il existe une "source unique de vérité" - ou une version d'un document que tout le monde dans l'entreprise utilise - de sorte qu'il n'y ait jamais de malentendu sur le statut du document ou la relation actuelle avec le client.

L’intérêt va au-delà d’avoir la bonne information, au bon moment, il est de pouvoir collaborer en temps réel, sans temps d’attente et sans frustration.

En quand on parle de collaboration, il ne s’agit pas seulement d’utiliser Teams pour ses réunions et de partager ses documents via Outlook, ou Gmail. L’envoi de documents par emails apporte de la confusion dans le processus en plus d’être sujet aux erreurs, et d’empêcher le contrôle des versions.

Une gestion moderne de l’information propose aux collaborateurs des outils de co-création, tout en permettant de partager les documents avec leurs collègues sur tout type d’appareil. Des workflows automatisés permettent de garantir qu’un document est correctement acheminé d'une personne à l'autre en fonction des besoins, ce qui permet une collaboration plus efficace, enlevant une épine dans le pied des organisations à l'ère du travail hybride et à distance. Les autorisations et les contrôles d'accès basés sur des métadonnées permettent également une collaboration sécurisée pour les contenus externes.

Avec les bons outils au service de l'efficacité, la communication peut être centralisée, les tâches automatisées et les documents accessibles à qui de droit à tout instant, pour que la collaboration se fasse sans effort.

Nicholas Child

Regional Vice President France chez M-Files

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