Les entreprises sont tenues de conserver leurs documents civils et commerciaux, leurs documents et pièces comptables, leurs documents fiscaux et sociaux pendant une durée minimale, sous peine de se voir appliquer des sanctions.
Les documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans. Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans. Les autres documents, tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés 10 ans.
Les documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives, doivent être conservés pendant 10 ans.
Les documents fiscaux
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans. Ce délai de conservation concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), la cotisation foncière des entreprises (CFE), la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) et la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Les documents sociaux
Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés. Les documents relatifs aux comptes annuels (le bilan, le compte de résultat et l’annexe) doivent être conservés 10 ans. Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant 3 ans.
Les sanctions en cas de non conservation des documents
En matière fiscale, une amende de 10.000 euros est applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.
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