La dématérialisation des processus RH représente aujourd’hui un enjeu économique essentiel pour les entreprises. Les gains en productivité, liés à la dématérialisation, contribuent à la performance des organisations.
Depuis 2016, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte personnel d’activité. Cette réforme est une véritable opportunité à la fois pour l’entreprise et pour ses salariés.
Les principaux avantages pour l'entreprise
Une réduction des coûts. L’un des premiers avantages de la dématérialisation RH est une économie en termes de coûts. Dématérialiser un bulletin de paie permet de réduire les coûts d’édition mais aussi de supprimer ceux liés à la mise sous pli et à l’affranchissement.
Archivage sécurisé avec gestion des droits d’accès. Les documents RH de l’entreprise sont stockés dans le coffre-fort numérique de l’entreprise et bénéficient ainsi d’un archivage à valeur probatoire. Le coffre-fort numérique certifié est un lieu d’archivage sécurisé, en effet, seules les personnes autorisées détiennent les accès.
Accès à l’historique des salariés. Lorsqu’elle adhère au service de dématérialisation RH, l’entreprise conserve ses documents dans son coffre-fort numérique. L’entreprise consolide les historiques des documents de ses salariés. Ce qui permet à l’entreprise de retrouver l’intégralité de ses dossiers dans un lieu unique et sécurisé.
Signature électronique. Le circuit de signature d’un document RH prend du temps. Sous format papier, le document est imprimé, signé, scanné et archivé dans un classeur papier. En optant pour la signature électronique, le processus est plus rapide et plus économique. Vous réceptionnez le document, vous le signez directement via votre coffre-fort numérique, l’archivage est automatique et le processus de signature est terminé. La démarche est simplifiée et les échanges sont fluidifiés. De plus, l’émetteur des documents à signer, visualise le bon déroulement du processus de signature.
Une meilleure relation avec les collaborateurs. La dématérialisation permet d’améliorer la communication entre le service RH et les salariés, en étant plus réactif dans les échanges avec les collaborateurs. Grâce à la mise à disposition d’un coffre-fort numérique pour l’entreprise et ses salariés, les échanges sont simplifiés. Par exemple, si le salarié fait une demande d’attestation, l’employeur n’aura qu’à déposer, en quelques clics, le document voulu dans le coffre-fort numérique personnel du salarié. Ce document sera automatiquement classé et archivé dans les deux coffres-forts numériques. Le temps gagné, grâce à la dématérialisation, permet aussi aux collaborateurs RH d’être plus disponibles pour les échanges avec les collaborateurs.
Un projet d’envergure et durable. La mise en place d’un projet de dématérialisation permet de réexaminer l’ensemble des processus documentaires de l’entreprise. En optant pour la dématérialisation, l’entreprise fait le choix de s’inscrire dans un projet structurant qui lui permettra de faire des économies financières mais également de gagner en productivité.
Développement de la marque employeur. Par l’apport de nouveaux services à ses collaborateurs, l’entreprise renforce sa marque employeur : échanges simplifiés et accompagnement dans le changement. L’entreprise opte pour une solution digitale tout en préservant les relations humaines.
Démarche RSE. Tout en respectant la règlementation en vigueur, la dématérialisation permet à l’entreprise de s’investir sur le capital humain : l’entreprise offre un service à ses salariés et on l’accompagne dans le changement. De plus, elle permet à l’entreprise de réduire son empreinte écologique : diminution des impressions et des dépenses associées.
Les avantages pour les salariés
Service gratuit. L’entreprise offre au salarié la possibilité d’accéder à un coffre-fort numérique gratuitement. Ce service lui permet d’archiver ses documents et d’effectuer des partages sécurisés avec un tiers. De plus, le service est disponible sur ordinateur, smartphone et tablette grâce à une application mobile : documents accessibles 24/24 - 7/7.
Conservation sécurisée des bulletins de paie. Les bulletins de paies sont conservés dans le domicile numérique du collaborateur. Les salariés en ont une trace en cas de déménagement ou de sinistre. En cas de besoin, un original reste disponible au service RH. Les documents sont protégés et sécurisés dans un coffre-fort numérique pendant 50 ans jusqu’à ce que le salarié fasse valoir ses droits à la retraite.
Connexion au CPA (Compte Personnel d’Activité). Conformément à la Loi Travail, le salarié dispose d’un espace numérique personnel qui regroupe toutes ses données professionnelles y compris ses bulletins de paie dématérialisés. En optant pour un coffre-fort numérique relié au compte personnel d’activité, le collaborateur capitalise sur le dispositif et retrouve directement ses bulletins de salaire sur son compte.
Services additionnels. L’adhésion à la dématérialisation offre de nombreux services. Parmi les avantages mentionnés, le salarié bénéficie entre autres : collecteurs de factures, partage sécurisé, espace de mémoire pour ses identifiants et mots de passe, …
Conclusion
La dématérialisation des processus RH transforme l’entreprise : elle apporte une dimension digitale aux processus documentaires, processus souvent longs et fastidieux. En optant pour la dématérialisation des documents, l’entreprise favorise une meilleure organisation des services RH. Elle engendre des gains financiers importants en matière de distribution et d’archivage. Mais les bénéfices ne se limitent pas à l’aspect financier, les avantages sont aussi sociaux et environnementaux : la dématérialisation constitue une véritable « proposition de valeur » pour l’entreprise et ses salariés.