Faire de l’espace de travail agile une réalité

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Par Paul-Emile Guyon Publié le 4 septembre 2017 à 15h04
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18,219 MILLIONSIl y a 18,219 millions d'emplois salariés en France.

À l’heure où toutes les entreprises s’essayent à de nouveaux modes de travail et tentent, malgré des conditions économiques qui se durcissent, d’enclencher leur transformation digitale, il demeure un paramètre fondamental à prendre en compte : l’agilité des espaces de travail. Ces changements dans l’entreprise doivent s’accompagner d’outils technologiques performants, mais aussi d’un profond changement d’état d’esprit. Voici 4 axes de réflexion pour activer de nouvelles stratégies.

Encourager la communication entre collaborateurs

Un projet qualifié d’« agile » intègre, par définition, la prise en compte de plusieurs points de vue et encourage les échanges d’idées et d’expériences au sein des équipes. Que les équipes d’un même projet soient réparties sur plusieurs étages ou sur plusieurs pays, il est essentiel qu’elles puissent collaborer pour avancer ensemble. Utiliser les derniers outils de collaboration, tels que la vidéo-conférence, la vidéo peer-to-peer et la web-conférence, est une véritable façon d’exploiter la technologie pour une approche plus agile. Ces nouvelles technologies permettent également d’éviter des déplacements inutiles, rendent les échanges plus fluides mais aussi plus fréquents. Elles encouragent donc le partage de nouvelles idées, incitent les équipes à communiquer et facilitent la gestion des imprévus.

Repenser la culture d’entreprise

Pour être vraiment agile, l’entreprise doit initier la transition dans sa culture et son état d’esprit. Face à la diversification de la main d’œuvre et aux modes de travail de plus en plus flexibles, les employeurs doivent investir dans des technologies qui facilitent ce changement. L’agilité d’une entreprise, vecteur de productivité, se mesure notamment par sa capacité à s’adapter aux nouveaux modes de travail, à ouvrir sa culture d’entreprise, et à activer sa transformation digitale par l’introduction de nouveaux moyens de communication. Une technologie adaptée contribuera à améliorer les communications à distance, le télétravail ou encore les échanges lors de voyages d’affaires et redonnera de l’autonomie aux employés tout en améliorant la confiance entre l’employé et son employeur.

S’adapter aux besoins technologiques des collaborateurs

L’autonomisation des employés commence par une communication efficace, qui suppose de mettre à leur disposition les meilleurs outils et moyens de communication possibles pour échanger avec leurs collègues. Si les appareils personnels connectés (smartphone, tablette ou ordinateur portable) ont souvent un accès limité aux ressources de l’entreprise, il est possible d’utiliser les communications Cloud pour permettre à l’entreprise et aux équipes de se parler en tout temps, depuis n’importe quel endroit, et d’accéder aux documents de travail pour les modifier et les échanger. Ainsi, chaque employé est libre d’utiliser son outil de travail favori, et peut y retrouver les mêmes services qu’un collègue qui préférera travailler sur un ordinateur fixe dans un bureau traditionnel. En s’adaptant aux nouveaux modes de travail, plébiscités par les nouvelles générations de travailleurs, les entreprises favorisent la flexibilité et donc l’agilité dans les espaces de travail.

Utiliser davantage la messagerie instantanée

La messagerie instantanée, qui permet aux équipes de gagner du temps et de rester actif sur les projets en cours, devrait être plus souvent prise en compte comme un outil incontournable de l’espace de travail. Dans le cadre d’un travail d’équipe, elle est particulièrement utile pour partager les informations et les questions, évitant ainsi les emails non lus ou les appels manqués. La messagerie instantanée est l’outil de communications unifiées le plus demandé : facile d’utilisation, elle permet aux employés d’être multitâches et efficaces. De façon générale, les solutions de communications unifiées adaptées aux équipes contribuent à renforcer la confiance entre les collaborateurs et à éviter les inquiétudes concernant la productivité.

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Paul-Emile Guyon est Country Manager France, Belgique, Luxembourg chez ShoreTel. Fort de 15 ans d’expérience dans l’industrie des télécoms, Paul-Emile a une solide connaissance du marché. Il a notamment travaillé au sein de Cisco et de Nortel.

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