Comment accompagner efficacement ses collaborateurs sur leurs outils digitaux

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Par Toan Nguyen Publié le 16 juin 2022 à 16h12
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Depuis une dizaine d’anne?es, la digitalisation est devenue progressivement une re?alite? incontournable mondiale, s’ancrant de plus en plus dans nos habitudes, notre consommation, notre fonctionnement. Cette digitalisation de?ja? bien en marche et e?tablie comme un objectif majeur des entreprises s’est d’autant plus acce?le?re?e pour faire face a? de nouveaux enjeux et aux re?cents e?ve?nements lie?s a? la crise sanitaire de 2020.

Avec la crise sanitaire, tout devait e?tre accessible et disponible a? distance, tout en garantissant la se?curite? et les acce?s aux bonnes populations d’employe?s. Pour ce faire, les entreprises ont renforce? le de?ploiement des applicatifs me?tiers (ERP, Syste?me Finance/Achats, SIRH, PPM, etc.), afin de maintenir la continuite? et l’acce?le?ration du mouvement de digitalisation en de?mate?rialisant de nombreux proce?de?s : digitalisation de la collaboration entre les salarie?s (digital workplace), du processus de demandes d’achats, de saisie des temps, de campagnes d’entretiens annuels, etc.

Tous les domaines sont concerne?s

Au de?part re?serve?e au domaine de la relation client, ce sont aujourd’hui tous les domaines qui sont concerne?s par la transformation digitale et ses changements. Les domaines des Ressources humaines, des Achats ou encore de la Finance sont implique?s : tous les employe?s et toutes les parties prenantes doivent mai?triser les changements induits par le digital. La crise sanitaire a donc permis de renforcer la collaboration entre les domaines au sein des entreprises au profit de la transformation digitale. Dans ce contexte, force est de constater que le parcours d’accompagnement et de formation propose? aux utilisateurs est devenu tout aussi essentiel pour la re?ussite de la transformation digitale. C’est-a?-dire que les modes et parcours de formation, ainsi que les me?thodes de communication doivent e?tre repense?s, afin de proposer un parcours client en interne aussi qualitatif que celui propose? aux clients externes (intuitivite?, ergonomie, accessibilite?, etc.).

Les types d’utilisateurs sont de?multiplie?s

Aussi, de nouvelles typologies de collaborateurs sont concerne?es par le digital. Tout d’abord, les entreprises recrutant des digital natives, plusieurs ge?ne?rations se co?toient sur les applicatifs. Le digital, ve?ritable re?volution dans le quotidien des populations ne?es avant 1990, qui ont du? apprendre a? s’en servir et vivre au gre? de ses e?volutions, est plus instinctif pour les nouvelles ge?ne?rations connecte?es. Puis, selon la nature des utilisateurs : aujourd’hui, des utilisateurs externes se connectent aux applicatifs des entreprises, par exemple les fournisseurs venant de?poser une facture sur le portail achats de leur client. Enfin, du fait de la crise sanitaire, la mixite? des formats de travail (distanciel, pre?sentiel, terrain voire hybride) a mene? a? l’apparition d’un nouveau type d’utilisateur. Le digital est indispensable de fait pour ce type d’utilisateur non localisable physiquement.

La phase d’adoption des outils digitaux

Maintenant que les projets de digitalisation des entreprises ont e?te? engage?s, c’est le bon moment pour se pencher sur l’adoption de ces outils digitaux. Pour re?ussir la transformation nume?rique, les entreprises doivent s’assurer que les outils soient bien utilise?s, bien adopte?s, et que les besoins de chacun soient pris en compte afin d’en obtenir le meilleur retour sur investissement (ROI). Toutefois, les facteurs e?voque?s ci-dessus (de?multiplication des populations, des domaines concerne?s par la digitalisation, ou encore des lieux de travail) ne facilitent pas cette adoption.

En conclusion, voici les bonnes pratiques à adopter

Au final, le monde du travail change. Tre?s rapidement. Les entreprises ont acce?le?re? la transformation digitale pour s’adapter a? ce monde changeant. Nous passons donc dans une seconde phase de la transformation digitale. Tous les domaines sont impacte?s et doivent collaborer, l’he?te?roge?ne?ite? des profils de collaborateurs doit e?tre prise en compte, de nouveaux besoins de formation émergent. Il faut rationaliser les de?penses informatiques engage?es, en choisissant une solution unique et adapte?e de formation et d’accompagnement sur les outils digitaux. Pour re?pondre a? tous ces enjeux, la plateforme d’adoption digitale est la solution.

Inte?grer un assistant digital a? son applicatif me?tier, c’est fournir du contenu de formation digitalise?, accessible a? la bonne personne, au bon endroit, au bon moment. C’est un dispositif qui permet de former et accompagner tous ses domaines et populations d’utilisateur et de re?pondre aux besoins et attentes de formation actuels des utilisateurs et aux e?volutions plus rapides et nombreuses des applications. Tout en réduisant ses coûts de formation, c’est également rassurer, autonomiser et rendre ses employe?s plus performants sur leurs process et outils gra?ce a? des contenus de formation et d’information très simples a? utiliser. Enfin, cela permet de pe?renniser l’adoption digitale et la gestion des compe?tences en continu : les employe?s peuvent se former a? leur rythme et au gre? des e?volutions de leurs outils, des re?glementations, des process, de la vie de leur entreprise.

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CEO de Shortways