Selon l’étude Millennial Survey 2016 de Deloitte, deux tiers des employés issus de la Génération Y expriment l'envie de quitter leur entreprise actuelle d'ici 2020. Pour leurs employeurs, il y a donc urgence à revoir les leviers de fidélisation s'ils veulent éviter de voir filer une grande partie de leurs effectifs. De plus, les coûts liés au turnover du personnel et à la perte de productivité qui en découle, ont atteint des niveaux inédits au sein d’un environnement devenu hyperconcurrentiel. Ainsi, et avec l’arrivée de ces millennials (salariés âgés de 35 ans et moins) qui ont des attentes bien plus élevées que leurs aînés, la maîtrise des coûts opérationnels est devenu un véritable challenge.
Selon la gen Y, les valeurs qui favorisent le succès à long terme des entreprises sont la qualité des rapports humains, l'éthique et l’attention portées au client. L'entreprise doit donc penser en priorité aux employés. Parmi les critères qui font converger nouvelle génération et dirigeants, on note en tête une meilleur efficacité opérationnelle, la pérennité de l’entreprise, l'amélioration continue, et la volonté de figurer au rang des meilleures entreprises d’un secteur donné.
On comprend alors mieux que les raisons qui poussent un salarié à quitter son entreprise ne soient pas forcément liées à une meilleure offre d’emploi. La frustration générée par certains process fastidieux, tels que la gestion des voyages et des notes de frais font partie de ces petits tracas répétés du quotidien, pouvant être à l’origine d’un turnover élevé, phénomène particulièrement néfaste pour la productivité de l’entreprise.
Pour mieux satisfaire les millennials, il faut réaliser que ces derniers ont grandi entourés de smartphones, de tablettes et d’applications mobiles. C’est pourquoi leur proposer des process basés sur le format papier relève de l’hérésie. Heureusement, les DAF peuvent changer la donne en mettant en place des solutions informatiques de gestion des voyages et des dépenses (également appelées TEM, Travel and Expense Management) mieux adaptées à leurs attentes en termes de flexibilité et de mobilité.
Afin de ne pas se faire distancer, les entreprises doivent aujourd’hui assurer leur transformation digitale de l’intérieur, et se doter d’outils permettant une meilleure gestion de leurs notes de frais et de leurs déplacements professionnels, qui représentent rappelons-le, le 1erposte de dépenses après les salaires. Mais cela ne constitue qu’une première étape, l’objectif étant de pouvoir proposer ces outils via une application mobile et cloud. En effet, une application mobile accessible depuis n’importe quel terminal, permettra de transformer un reçu papier en données électroniques en un clic, remplir automatiquement les rapports de dépenses, facilitant aussi bien l’approbation de celles-ci par les managers que le quotidien de l’utilisateur. D’autre part, un outil de TEM intégrant un vaste écosystème d’applications tierces donnera à l’entreprise la capacité d’analyser ses habitudes de dépenses en temps réel.
Cette tendance croissante du « mobile first » nécessite d’être équipé d’un outil de TEM disponible sur mobile et dans le cloud. Selon une récente étude IDC réalisée auprès des PME en forte croissance, les dirigeants millennials se disent plus disposés à utiliser ce type de solutions que ceux de l’ancienne génération (respectivement 60% et plus de 20%). Le rapport souligne également que ces structures modernes sont des pionnières en matière d’adoption de solutions TEM prédictives, qui, une fois intégrées au sein de leur écosystème, peuvent fournir des renseignements précieux visant à rationaliser les coûts et mieux comprendre les enjeux du marché. En outre, disposer d’un outil cloud permettra de limiter le temps passé aussi bien à la saisie des notes de frais (s’élevant à 70% toujours selon notre étude IDC) ainsi qu’à l’organisation des déplacements (allant jusqu’à 49 %).
En 5 années seulement, le lieu de travail, tout type de secteurs confondus, a considérablement évolué. Les salariés peuvent désormais accéder à l’ensemble des ressources à tout moment, et quel que soit l’endroit. Cette flexibilité est devenue une de leur principale attente et les directeurs financiers et autres décideurs doivent adapter leurs process pour garantir ainsi la performance et la productivité. En utilisant des applications TEM modernes, ils pourront répondre à deux problématiques : satisfaire les attentes de leurs salariés et limiter ainsi le turnover et les coûts qui y sont associés, mais également disposer d’un niveau plus élevé d'automatisation des process de gestion des notes de frais, pour une meilleure visibilité des dépenses réalisées.
En conclusion, pour retenir les talents, le DRH doit se réinventer, créer des partenariats vertueux en interne et mettre en œuvre des solutions innovantes. Pour remporter l’adhésion des salariées, il devra non seulement être le porte porte-parole de la vision interne de l’entreprise, mais également créer des passerelles intelligentes avec le DAF et le DSI afin de mieux accompagner la transformation digitale, d’optimiser l’efficacité opérationnelle et la productivité de l’entreprise dans son ensemble.