Événement virtuel : comment s’y prendre pour un temps fort réussi ?

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Par Partenaire Modifié le 25 mars 2021 à 16h46
Evenement Virtuel Reussi

La crise sanitaire actuelle a contraint les entreprises à s’organiser pour continuer à travailler tout en respectant les gestes barrières, et notamment la distanciation sociale. Pour les entreprises qui sont amenées à organiser des événements, des colloques, des conférences ou bien encore d’importantes réunions de travail, des solutions digitales sont disponibles pour simplifier la tâche. Voici comment vous y prendre pour organiser un événement virtuel et ses nombreux avantages.

Qu’est-ce qu’un événement virtuel ?

Un événement virtuel est un événement qui prend place en ligne et qui est accessible aux participants pendant un temps défini. L’événement est réalisé par le biais d’un logiciel qui permet la webdiffusion du contenu.

Les événements virtuels peuvent prendre plusieurs formes : il peut s’agit d’un webinaire, de conférences virtuelles, de temps de travail d’entreprises avec interactions des participants, mais aussi de salons d’exposition. À savoir qu’un logiciel d’événements virtuels permet également d’organiser des événements hybrides, qui combinent événement physique et diverses composantes virtuelles.

Comment organiser un événement virtuel de qualité ?

Pendant la crise du Covid-19, il n’est pas toujours simple d’organiser des événements professionnels, qui rappelons-le, visent à réunir de nombreux collaborateurs pour une réunion de travail, un colloque ou bien encorne une conférence dans un lieu déterminé. Pour autant, la vie économique continue, et fort heureusement, il existe aujourd’hui des outils en ligne très intéressants pour l’organisation d’un événement virtuel de qualité.

N’hésitez pas pour cela à découvrir les services Eventmaker, qui propose un logiciel d’événements virtuels reposant sur une technologie vidéo polyvalente. Avec ce type de logiciel, vous pouvez :

• organiser une conférence en live comme pré-enregistrée

• organiser un séminaire en ligne (webinaire)

• organiser un temps de travail participatif réunissant plusieurs collaborateurs

Non seulement, vous pouvez organiser un événement virtuel tout en bénéficiant d’un son et d’une image de qualité (conférence ), mais vous pouvez également faire participer vos collaborateurs via des fonctionnalités d'interactivité : brainstorm, sondages, ice breakers, système de questions réponses, etc. Sans oublier la possibilité de mettre en place des séances de chats modérés. L’événement virtuel devient donc engageant et les participants en sont acteurs.

Quels sont les avantages d’un événement virtuel ?

Comme nous avons pu le dire, la crise sanitaire et l’obligation de réduire les contacts physiques ont poussé les entreprises à réinventer leur manière d’organiser des événements. En mettant en place un événement virtuel, les organisateurs et les participants doivent seulement bénéficier d’une connexion internet et avoir accès au logiciel permettant la diffusion du contenu. Ainsi, chacun peut participer au temps fort depuis chez soi, devant l’ordinateur.

Si la possibilité d’organiser un événement virtuel répond à un besoin qui concerne beaucoup de sociétés en ces temps de crise, il y a d’autres avantages à bien considérer pour en faire un outil à intégrer pleinement au fonctionnement des entreprises.

En effet, il n’est pas toujours simple d’organiser des événements et de réunir les collaborateurs et le public souhaités par rapport à diverses contraintes (géographiques, de lieu, etc.)

En créant un événement virtuel, vous bénéficiez des avantages suivants :

- optimisation des coûts d’exploitation : ils sont largement réduits puisque vous n’avez pas à louer de lieu ni à prévoir de frais de restauration

- mobilisation d’une audience plus large : vous n’avez plus de contraintes liées au déplacement ou à l’hébergement des participants. Vous pouvez mobiliser des personnes qui se trouvent à n’importe quel lieu

- réduction de l’empreinte carbone : les événements virtuels ont une empreinte carbone réduite, car il y a moins de déplacements, de déchets ou bien encore de gâchis alimentaire. L’événement virtuel s’inscrit dans une économie durable.