La dématérialisation des documents – et plus particulièrement celle des factures – optimise grandement le rendement des entreprises. Si aujourd’hui, plus de 80 millions* de factures sont dématérialisées en France chaque année, certaines d’entre elles sont non conformes – par manque de vigilance ou d’informations sur les lois en vigueur - et peuvent avoir de lourdes conséquences pour les entreprises. Retour sur l’encadrement de cette dématérialisation et sur les répercussions du non respect des lois en vigueur.
Les avantages de la dématérialisation des factures ne sont plus à vanter. Elle permet aux entreprises de considérablement réduire leurs coûts, jusqu'à 66% de réduction sur le coût d'émission et près de 71% sur le coût de traitement de la facture, soit une réduction très importante du coût total d'une facture. Une facture dématérialisée permet d’économiser en moyenne 6,5 euros*.
Si la dématérialisation des factures clients et fournisseurs offre plus ou moins les mêmes bénéfices aux entreprises, elles ne sont pas soumises aux mêmes contraintes réglementaires.
Un encadrement très strict des factures clients et fournisseurs
D’après l’article 1313-1 du Code Civil du 14 mars 2000, l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous deux réserves : que la personne dont il émane puisse être dûment identifiée et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
Afin de respecter cette procédure et d’envoyer des factures aux normes, il existe trois possibilités. La première est l’EDI (l’échange de données informatisé). L’inconvénient de cette méthode est le coût. Celui-ci reste très élevé et ne s’adapte – pour la plupart des cas – qu’aux grands comptes, délaissant ainsi les TPE/PME.
Egalement, pour ce qui est des deux autres méthodes, l’authenticité de l’origine de la facture, son intégrité et sa bonne lisibilité peuvent êtregarantis soit au moyen d’une signature électronique soit par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services.
Depuis juin 2014, une ordonnance impose aux entreprises la facturation électronique avec plusieurs échéances calendaires selon le statut des sociétés. Au 1er janvier 2017, cette loi ciblaitles grandes entreprises, en janvier de cette année les ETI, en 2019 les PME et enfin en 2020 les TPE.
Egalement pour qu’une facture émise soit recevable, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires (TVA, nom de l’émetteur, etc.)
En parallèle, la loi oblige également les entreprises à conserver toutes leurs factures en fonction de la nature de celles-ci. Archivage pendant 6 ans pour les factures fiscales et 10 ans pour les factures comptables.
Quant à la dématérialisation des factures fournisseurs, elles sont régies par d’autres contraintes.
Seuls les documents originaux (papier ou électronique) sont reconnus valides par l’administration fiscale. Depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent numériser les factures « papier ».
Pour être conformes, les factures reçues doivent respecter certains critères : reproduction à l’identique avec couleur et en PDF (ce qui nécessite un scanner très performant) ; doivent être horodatées et contenir une preuve d’authenticité (telle que la signature électroniquepar exemple).
Conséquences : si toutes ces réglementations de fond et de forme ne sont pas suivies, les factures ne seront donc pas conformes !
Des erreurs qui peuvent coûter très cher
La non conformité (non respect des critères fiscales) d’une facture client entraine le rejet de celle-ci par l’administration. En effet, cette dernière sera dans l’incapacité de prouver son intégrité et son authenticité.
De lourdes sanctions peuvent s’appliquer aux entreprises : une amende à hauteur de 50% des sommes facturées. L’administration peut également remettre en considération la TVA. Finalité ? La société émettrice ne pourra pas encaisser la facture et devra en refaire une. Une perte de temps non négligeable.
Autres pénalités possibles, si les mentions sont inexactes, la société risque une amende fiscale de 15 euros par mention erronée. Des erreurs qui peuvent coûter très chères (même si un plafond est fixé à un quart du montant de la facture). La société risque également des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 75 000 euros.
Pour ce qui est des factures fournisseurs, le comptable peut les rejeter si elles ne respectent pas les procédures citées précédemment. Si une facture est mal numérisée, l’administration peut demander le format « papier ». Si celui-ci est inexistant, la facture électronique n’est pas considérée comme une pièce comptable !
Plus les montants sont élevés plus il est conseillé de conserver le format papier lors de la numérisation pour réduire le risque de rejet des factures.
Les experts au service des entreprises pour respecter les normes
Si l’état pousse les entreprises à dématérialiser leurs factures, celles-ci ne doivent pas oublier de respecter les lois.
De nombreuses sociétés se lancent dans le virage numérique sans être aux faits des dernières normes. Pourtant, toutes ces démarches ne s’improvisent pas. Il est donc préférable de faire appel à un prestataire spécialisé afin de respecter les normes et les législations en vigueur.
S’entourer d’un expert permet également de faciliter le travail du comptable tout en respectant la loi. Aujourd’hui, de nombreux spécialistes proposent des solutions de dématérialisation associées à un système de workflow qui font générer 46% de gains* aux entreprises.
La dématérialisation légale des factures est un processus qui s’accélère et qui est irréversible. Si celle-ci offre une praticité aux entreprises, un gain de temps et un paiement plus rapide, il est nécessaire de respecter la loi aux risques d’avoir de lourdes sanctions. Il est donc fort recommandé aux entreprises d’être rapidement en conformité !
* source : https://fr.slideshare.net/InteropSys/infographie-dematerialisation-des-factures