2013 n'est pas une année facile pour le secteur du transport : le prix du fret est plus bas que jamais et le secteur connaît de nombreuses faillites. Au cours de mes vingt années de carrière dans ce secteur, j'ai vu cette situation se répéter régulièrement. Dans un secteur où les acteurs peuvent difficilement fixer eux-mêmes le prix des services fournis, la gestion des coûts est la clé du succès.
Pour pouvoir survivre, les entreprises de transport doivent réduire au maximum leurs propres coûts. Il est par conséquent capital de définir une stratégie adaptée, de la mettre rigoureusement en œuvre et, enfin, de soutenir les activités grâce à des solutions d'automatisation intégrées.
Les mauvaises pratiques ont la dent dure
Au quotidien, beaucoup de choses sont encore laissées au hasard dans la gestion d'une entreprise de transport. En conséquence de quoi les transporteurs ont une vue de moins en moins fiables sur leurs résultats. Voici quelques exemples :
• Un chauffeur est envoyé en Italie pour quelques jours à la demande d'un nouveau client. Le camion qu'il va conduire est flambant neuf. Les clés ne lui sont remises par son exploitant que quelques instants avant le départ. Alors qu'il n'a reçu ni formation ni instructions relatives à la conduite de ce camion ultra-moderne, le chauffeur est censé fournir une prestation et des performances optimales. Il est pratiquement certain que ce chauffeur va rencontrer des difficultés d'une manière ou d'une autre, ne sachant pas comment utiliser ce nouveau camion de manière optimale.
• Un exploitant transport reçoit une commande urgente de la part d'un grand client : il doit trouver le bon camion, la bonne remorque et le bon chauffeur. Tous les véhicules sont sortis ou prêts à prendre la route, sauf le véhicule 12. Celui-ci est-il disponible ? « Non désolé, il est à l'atelier pour la révision », répond le responsable du dépôt. « Dans ce cas, il faut repousser la révision à la semaine prochaine. Le client est prioritaire », pense l'exploitant transport. « Le chauffeur Stéphane effectuera ce trajet, mais lui reste-t-il du temps de conduite disponible ? Et combien de temps de travail a-t-il déjà effectué ? Nous n'avons pas le temps de vérifier tout ça, Stéphane fera ce voyage. Cette commande doit partir dès que possible », soupire l'exploitant transport.
• Au cours de l'entretien d'évaluation hebdomadaire avec le responsable du planning, un conducteur apprend que ses chiffres en matière de consommation sont les plus mauvais par rapport à ceux de ses collègues. « Est-ce qu'il est vraiment possible de comparer les chiffres de consommation de carburant entre eux ? Après tout, nous roulons tous avec des véhicules différents et sur différents types de route. Comment comparer ? En tant que chauffeur, j'aimerais être évalué sur des aspects sur lesquels je peux agir moi-même et qui reflètent mes compétences, comme le style de conduite, le sens du service client, le respect des procédures, l'historique des dégâts, etc. Je ne suis jugé ici qu'en fonction de mes chiffres de consommation de carburant sur lesquels je n'ai personnellement qu'une influence limitée », se plaint le chauffeur.
Il ne s'agit là que de quelques exemples de ce qui se produit au quotidien dans le secteur du transport. Avec les solutions d'automatisation intégrées, de telles situations peuvent être évitées grâce à une gestion qualitative et une rationalisation des opérations. La plupart des entreprises de transport disposent d'un TMS (Transport Management System) ou d'un système automatisé d'administration des commandes, mais la pression croissante que connaît le secteur et les exigences accrues des clients font qu'un TMS ne suffit plus à lui seul aujourd'hui. Les exploitants transport ont besoin de plus d'informations pour pouvoir prendre les bonnes décisions. Les informations doivent être correctes et fournies à temps. C'est pourquoi les différents systèmes doivent être intégrés. Mais comment procéder et quels résultats attendre ?
Solutions
Dans le premier exemple cité, il était question de l'achat d'un nouveau véhicule. Que se passe-t-il quand un nouveau véhicule rejoint la flotte d'un transporteur ? Ce camion doit être créé en tant que nouveau véhicule dans le TMS ainsi que dans le système de gestion de flotte (Fleet Management System ou FMS), et doit être équipé d'un ordinateur de bord embarqué. Ensuite, ce véhicule doit être enregistré dans le système de la flotte de véhicules, en vue du suivi des révisions et réparations, et probablement aussi dans une série d'autres systèmes automatisés ou de progiciels. L'idéal serait de ne devoir entrer qu'une seule fois les données pour toutes les applications utilisées par le transporteur. Cela permettrait de réduire les risques d'erreur et d'économiser du temps et de l'argent. En enregistrant les données du nouveau camion, le transporteur peut immédiatement planifier la formation du chauffeur à la conduite de ce nouveau véhicule. Cela permet de garantir que le véhicule sera utilisé correctement et que les coûts d'utilisation seront réduits. Pour que les données ne soient entrées qu'une seule fois, une bonne intégration des systèmes informatiques est nécessaire.
Dans le deuxième exemple, l'exploitant transport devait programmer au plus vite le transport d'une commande urgente. Pour cela, il doit disposer des bonnes informations au bon moment. Si son TMS avait été équipé d'un tableau de planification graphique, il aurait pu voir directement qu'une révision était prévue ce jour-là pour le véhicule 12, le rendant donc indisponible. La décision de l'exploitant transport de reporter l'entretien a certainement augmenté les coûts, ce qui compromet d'avance la rentabilité du voyage. Planifier un chauffeur constitue un autre problème. Comment l'exploitant transport peut-il savoir lequel de ses chauffeurs n'aura pas encore atteint son nombre d'heures de travail maximum et pourra donc assurer cette livraison ? Si des heures supplémentaires doivent être payées, ce voyage n'est pas rentable. L'exploitant transport ne sait pas non plus si le chauffeur choisi a encore suffisamment de temps de conduite et ne sera pas obligé, au bout de 3 heures, de prendre son repos obligatoire de 8 heures. Dans le Fleet Management System, vous voyez immédiatement le temps de conduite restant de chaque chauffeur.
Reste encore la question de savoir si le chauffeur est disponible ce jour-là ou si, par exemple, il prend son jour hebdomadaire de congé parental. L'entreprise doit donc posséder une application lui permettant de gérer les plannings de son personnel. De plus, le transport lui-même doit être planifié, compte tenu des souhaits du client, du trafic, des parkings sécurisés pour les arrêts en cours de route et des péages minimums. Ce n'est qu'alors que les données pertinentes relatives au transport peuvent être envoyées vers l'ordinateur de bord du véhicule concerné. Ce qui précède montre à quel point il est complexe à l'heure actuelle de planifier des transports et des livraisons. Il y a par conséquent un besoin croissant pour des solutions capables de soutenir la planification, c'est-à-dire des systèmes automatisés de planification (APS), qui seront intégrés ou non avec des systèmes de planification du personnel. Pour que les informations nécessaires soient disponibles en temps réel, une intégration complète des systèmes informatiques est nécessaire.
Dans le troisième exemple, le chauffeur est jugé sur la base de ses chiffres de consommation de carburant. Les chiffres de consommation sont souvent difficiles à comparer : différents types de véhicules, différentes combinaisons de cargaisons, différents types de livraisons et différentes conditions de travail. Le chauffeur n'a qu'une influence limitée sur la consommation de son camion. Il contrôle par contre son style de conduite : anticipe-t-il suffisamment, sa conduite est-elle défensive, évite-t-il les freinages brusques ou les arrêts d'urgence, etc. Pour évaluer le personnel, il est important d'utiliser les indicateurs clés de performance (ICP), afin que les chauffeurs restent motivés et performants. Quels sont ces « bons » ICP ? Le style de conduite des chauffeurs, qui est enregistré par les ordinateurs de bord et envoyé vers le système de gestion de flotte, en est un bon exemple. Comparer les résultats d'un chauffeur avec ceux de ses collègues travaillant dans les mêmes conditions reste toutefois essentiel. D'autres ICP utiles sont par exemple les services client, les historiques d'accidents et de dégâts occasionnés ou encore le respect des procédures ; des ICP qui proviennent d'autres systèmes que le FMS. Conclusion : l'intégration de tous les systèmes et processus IT est indispensable pour obtenir un rapport unique et centralisé pour chaque chauffeur, et intégrant l'ensemble des ICP.
L'intégration, garante de la valeur ajoutée
Grâce à une bonne intégration des systèmes informatiques, les processus d'un transporteur ou d'un fournisseur de services logistiques sont mieux soutenus et rationalisés, ce qui participe à réduire les erreurs et les coûts. Lors du choix d'une solution d'automatisation (TMS, FMS, système automatisé de planification, etc.), il est impératif de tenir compte de sa capacité d'intégration. Étant donné que les possibilités sont définies dans le processus, il convient d'être attentif à cet aspect pour choisir un nouveau système. Si un nouveau système permet aux utilisateurs d'optimiser leurs opérations quotidiennes, c'est évident un bon début. Si les fonctionnalités du nouveau système ne peuvent pas être intégrées avec vos autres solutions, l'intérêt est alors fortement limité. Les possibilités et les limites d'intégration peuvent donc impacter significativement le déploiement des fonctionnalités sur les différents systèmes. Il faut garder cela à l'esprit lorsqu'il est question d'acquérir une nouvelle solution. Bénéficier de bons conseils lors de l'acquisition ou de l'aide d'un intégrateur de systèmes professionnel sera donc une grande valeur ajoutée pour l'entreprise.